SmartumPlus
      Takaisin aloitussivulle
      1. Help Center
      2. Työnantajille
      3. SmartumPlus

      Edunkäyttäjien lisääminen ja päivittäminen CSV-tiedostolla

      CSV-tiedosto auttaa kun haluat lisätä tai päivittää suuren määrän tietoja yhdellä kerralla. Lue alta ohjeet sujuvaan tietojen siirtoon

      Lataa CSV-pohja

      Tietojen lisääminen tai päivittäminen CSV tiedostoon

      Lisäsarakkeet

      Tietojen päivittäminen ja yhdistäminen eri tiedostoista 

      Tiedoston tallennus

      Ongelmatilanteet

       

      ⚠️ Huom! Edunkäyttäjiä ei voi poistaa CSV-tiedoston avulla. Edunkäyttäjän poistaminen tulee tehdä edunkäyttäjien listauksesta tai edunkäyttäjän näkymästä. Lue ohjeet poistoon täältä.



      Lataa CSV-pohja

      Edunkäyttäjien lisääminen tai päivittäminen tulee tehdä CSV pohjan avulla. Lataa CSV pohja tai edunkäyttäjälista palvelun edunkäyttäjät –näkymästä ja tee muutokset ladattuun tiedostoon.

      Näin saat ladattua CSV-pohjan täytettäväksi

      1. Siirrty edunkäyttäjät -näkymään.
      2. Klikkaa "Tuo CSV-tiedosto" -painiketta.
      3. Lataa CSV tiedosto. Jos et ole vielä tuonut edunkäyttäjä palveluun, sinulle esitetään “lataa csv pohja” tai “lataa edunkäyttäjälista”, jos olet jo lisännyt edunkäyttäjiä palveluun.
      4. Avaa tiedosto tietokoneesi lataukset kansiosta.
      Lataa csv pohja

       

      Tietojen lisääminen tai päivittäminen CSV tiedostoon

      Edunkäyttäjien lisääminen tai päivittäminen tulee tehdä CSV pohjan avulla. Ladatussa tiedostossa on yrityksesi valintojen ja tilauksen mukaan määriteltyjä sarakkeita.

      Ohjeet tiedoston täyttämiseen

      • Täytä tiedot tai muokkaukset ladattuun pohjatiedostoon tai varmista että tiedostosi sarakkeet vastaavat SmartumPlus -palvelun rakennetta.
      • Lisää jokainen edunkäyttäjä omalle rivilleen.

      • Erota tiedot toisistaan käyttäen erottimena puolipistettä (;) tai pilkkua (,).
        Esimerkki: nimi@example.com;100.00 tai nimi@example.com,100.00

      • Erota eturyhmät toisistaan lainausmerkeillä ("").
        Esimerkki: "ryhmänimi 1","ryhmänimi 2"

      Vinkki: Voit hyödyntää XHAKU-toimintoa tietojen päivittämiseen.
      Lue lisää: Tietojen yhdistäminen eri tiedostoista

      Täytettävät tiedot

      Ladattu CSV-tiedosto sisältää pakollisia ja vapaaehtoisia kenttiä, jotka voivat vaihdella yrityksesi tilanteen mukaan:

      CSV-kentän nimi Pakollisuus Kuvaus
      email* Pakollinen* Sähköpostiosoite
      hr_id Vapaaehtoinen Työnantajan HR-ID-tunniste
      benefit_percentage Pakollinen Smartum-etujen etuprosentti
      phone_number* Pakollinen* Puhelinnumero, jos sähköpostia ei ole
      first_name Vapaaehtoinen Etunimi
      last_name Vapaaehtoinen Sukunimi
      status Vapaaehtoinen Kertoo, onko edunkäyttäjän edut aktivotu.
      id* 🔒 Pakollinen Järjestelmän käyttäjätunniste*
      category_ ... Vapaaehtoinen Eturyhmät, joihin edunkäyttäjä kuuluu
      metadata_ ... Vapaaehtoinen Yrityksen omat lisäsarakkeet.

      * Sähköposti tai puhelinnumero on pakollinen. Mikäli sähköpostiosoitetta ei ole, puhelinnumero vaaditaan viestien lähettämistä varten..

      * ⚠️ id: Järjestelmän käyttäjätunniste (esim: empl_V7y245), jonka perusteella Smartum tunnistaa palveluun lisätyn edunkäyttäjän ja osaa päivittää henkilön tiedot. Älä muuta sarakkeen tietoja.


      Lisäsarakkeet

      Voit lisätä edunkäyttäjät taulukkoon omia sarakkeita yrityksesi tarpeisiin, kuten kustannuspaikka tai toimipiste. Järjestelmään ei saa syöttää henkilökohtaisia tai arkaluonteisia tietoja, jotka eivät liity suoraan etujen jakamiseen. 

      Näin lisäät lisäsarakkeen edunkäyttäjien hallinnan helpottamiseksi:

      Lisäsarakkeet tulee lisätä edunkäyttäjät listasta:

      1. Siirry edunkäyttäjät näkymään.
      2. Lisää uusi sarake edunkäyttäjät taulukon oikean yläkulman kolmen pisteen valikosta.
      3. Syötä sarakkeen nimi ja tallenna tieto “lisää kustomsarake” -painikkeella. Lisätty sarake näkyy taulukossa, CSV-pohjassa ja edunkäyttäjän sivulla.
      4. Lataa edunkäyttäjälista (CSV) uudelleen, ja lisätty sarake näkyy tiedostossa nimellä metadata_(valittu sarakkeen nimi). Nyt voit lisätä sarakkeeseen tietoja.



      Tietojen päivittäminen ja yhdistäminen eri tiedostoista 

      Jos haluat yhdistää palvelusta ladatun edunkäyttäjälistan muihin tietoihin, voit käyttää XHAKU / VLOOKUP-toimintoa esimerkiksi Excelissä tai Google Sheetsissä. XLOOKUP-komento hakee tietoja toisesta taulukosta ja yhdistää ne valittuun tiedostoon.

      Luethan valitsemasi ohjelmiston ajantasaiset ohjeet:
      Microsoft Excel XLOOKUP ohjeet tai Goole Sheets VLOOKUP-ohjeet.

      ⚠️ Huom! Kun yhdistät tietoja, kiinnitä erityistä huomiota käyttäjän ID-tunnisteeseen (esim. empl_V7y245), sillä Smartum käyttää tätä tunnistetta käyttäjän tunnistamiseen ja päivittämiseen. Älä muuta sarakkeen tietoja.

      XHAKU-kaavan käyttö

      • Varmista sarakkeiden yhtenäisyys: Tarkista, että sarakkeet vastaavat SmartumPlus-palvelun rakennetta.
      • Poista ylimääräiset rivit tai tyhjät sarakkeet, jotka voivat häiritä XHAKU-komennon käyttöä.

      Komento tiedostoon, jonne tieto halutaan hakea:

      =XHAKU ( hakuarvo ; hakumatriisi ; palautumismatriisi ; jos ei löydy ;vastaavuustila ; hakutila )

      Esimerkki: =XLOOKUP(A2; Smartum_2024!A:A; Smartum_2024!H:H; ""; 0; 1)

      • Hakuarvo (value): Tieto, jota haetaan. Esimerkiksi edunkäyttäjän sähköposti uudesta tiedostosta (Solu A2).
      • Hakumatriisi (reference column): Sarake, josta halutaan tehdä vertailu. Esimerkiksi sähköpostisarake vanhassa tiedostossa (Sarake A)
      • Palautumismatriisi (return column): Sarake, joka sisältää haetun tiedon. Esimerkiksi ID-tunniste vanhassa tiedostossa (Sarake H)

      • Jos ei löydy (default return value): Voit asettaa oletusarvon, jos tietoa ei löydy (esimerkiksi tyhjä "";)

      • Vastaavuustila (exact match): Aseta 0 (tarkka vastine)

      • Hakutila (Search option): Aseta 1 (etsii ensimmäisestä viimeiseen)

      Vaiheittainen ohje tietojen yhdistämiseen XHAKUlla

      Esimerkki tietojen yhdistämisestä XHAKU-komennolla. Voit käyttää myös muita menetelmiä, kuten VLOOKUPia riippuen käyttämästäsi taulukkolaskentaohjelmasta ja tarpeistasi.

      1. Lataa nykyiset edunkäyttäjät ja ID-tunnisteet palvelusta.
        • Siirry Edunkäyttäjät-näkymään ja lataa CSV-lista nykyisistä käyttäjistä, joka sisältää ID-tunnisteet (esim: empl_V7y245).
        • Nimeä tiedosto selkeästi, kuten “Smartum_vanhat.csv”.

      2. Avaa molemmat tiedostot taulukkolaskentaohjelmassa.

        • Uusi tiedosto: Sisältää tiedot, jotka haluat tuoda palveluun.

        • Vanha tiedosto: Sisältää nykyiset edunkäyttäjät ja ID-tunnisteet.

      3. Lisää uusi sarake ID-tietoja varten uuteen tiedostoon. Nimeä sarake “id”.

      4. Syötä XHAKU-kaava uuden tiedoston ID-sarakkeen ensimmäiseen soluun.
        Katso kaavan ohjeet.

      5. Kopioi kaava kaikille riveille. Ota ID-sarakkeen kulmasta kiinni ja vedä kaava kaikkien edunsaajien riveille.

      6. Tarkista tiedot ja tyhjennä virheelliset arvot: Jos komento palauttaa virheen (esim. #PUUTTUU!), varmista, että tieto on oikein, tai tyhjennä solu. 

      7. Tallenna tiedosto: Varmista, että tiedosto tallennetaan muodossa CSV UTF-8.

      8. Lataa päivitetty CSV takaisin palveluun: Palvelu tarkistaa tiedoston ja ilmoittaa tehdyt muutokset tai virhetilanteet.

      9. Päivitä edunkäyttäjät: Paina Päivitä edunkäyttäjät -painiketta vahvistaaksesi muutokset.

       Tiedoston tallennus

      1. Tallenna CSV-tiedosto samassa tiedostomuodossa, jossa latasit CSV-pohjan.

      2. Varmista, että tiedostoon ei jää ylimääräisiä merkkejä (esim. ylimääräiset tyhjät rivit).

      3. Varmista, että tallennusvaiheessa valitset oikean erotinmerkin (“;” tai “,”).

      4. Lataa tallennettu tiedosto takaisin palveluun. Palvelu tarkistaa tiedoston ja ilmoittaa tehdyt muutokset tai virhetilanteet.

      Ongelmatilanteet

      Virheet CSV-tiedoston tuonnissa voivat johtua esimerkiksi virheellisistä tiedostomuodoista, puutteellisista tiedoista tai virheellisistä arvoista. Alla on listattu yleisimmät ongelmat ja niiden ratkaisut.

      Järjestelmä esittää sinulle kentän, jossa virhe on. Tarkista ja korjaa kentän tiedot ja tuo tiedosto uudelleen palveluun.

      Peru tehdyt muutokset:
      Jos huomaat virheitä tiedoston tuonnin jälkeen, voit peruuttaa yksittäisiä edunkäyttäjämuutoksia Peruuta-painikkeella tai kaikki tilaukseen tehdyt muutokset Peruuta muutokset -painikkeella tilausvahvistussivulla.

      Tallennusongelmat:

      Tiedoston tallennusvirheet voivat estää CSV:n lataamisen järjestelmään. Tarkista seuraavat asiat ja tuo tiedosto uudelleen:

      • Virheellinen tiedostomuoto: Varmista, että tiedosto on tallennettu muodossa CSV UTF-8.

      • Tiedoston sarakkeet eivät näy oikein palvelussa: Tarkista, että tiedostossa käytetään oikeaa erotinta (puolipistettä ; tai pilkkua ,).

      Ryhmien ja lisäsarakkeiden ongelmat:
      Jos ryhmät tai lisäsarakkeet eivät tallennu oikein, varmista seuraavat asiat:

      • Ryhmien nimet eivät täsmää: Tarkista, että ryhmien nimet on kirjoitettu oikein ja vastaavat palvelussa olevia ryhmiä.

      • Ryhmä ei löydy: Varmista, että sarakeotsikko on muodossa category_NIMI.

      • Jokin meni pieleen: Ryhmän kategoriaa ei löydy. Tarkista ryhmän kirjoitusasu ja muoto category_NIMI.

      • Uuden ryhmän lisääminen ei onnistu: Uudet ryhmät tulee luoda Ryhmät-näkymässä. Lue ohje.

      • Ryhmien lisääminen ei onnistu edunkäyttäjälle: Tarkista ryhmän nimi ja erota useat ryhmät toisistaan käyttämällä lainausmerkkejä (esim. "ryhmä1", "ryhmä2").
      • Lisäsarake ei näy tiedostossa: Lisäsarakkeet tulee lisätä edunkäyttäjät listasta. Tarkista ohjeet.

      Kenttäkohtaiset virheet

      Tietyissä kentissä esiintyvät virheet voivat estää tiedoston onnistuneen tuonnin. Tarkista seuraavat asiat ja tuo tiedosto uudelleen:

      • Nimeämätön sarake: Tuntematon sarake. Tarkista, että sarakeotsikot ovat oikein.
        Lisäsarakkeita ei voi lisätä suoraan CSV-tiedostoon. Lue ohjeet lisäsarakkeen lisäämiseen.

      • Kustomisarakkeen avainta ei löydy: Lisäsaraketta ei löydy. Lisää se ensin palvelun edunkäyttäjät-näkymässä. Lue ohjeet lisäsarakkeen lisäämiseen.

      • Päällekkäisiä sähköposteja havaittu: Järjestelmästä löytyy jo käyttäjä tällä tunnisteella/sähköpostilla. Tarkista ja poista päällekkäiset käyttäjät ja lataa tiedosto uudelleen. Jos käytät XLOOKUP tai VLOOKUP kaavaa, Varmista kaavassa käytetään oikeita sarakkeita ja tarkkaa vastinetta (esim. sähköpostiosoitetta).

      • Sähköposti on kirjoitettu väärin: Tarkista sähköpostiosoite ja varmista, ettei siinä ole kirjoitusvirheitä.

      • ID-tunniste puuttuu: Järjestelmän käyttäjätunniste (esim: empl_V7y245) vaaditaan edunkäyttäjän tunnistamiseen. Älä muuta sarakkeen tietoja.

      • Puhelinnumero on väärässä muodossa: Käytä muotoa +358123456789.

      • Etuprosentti on sallitun arvojoukon ulkopuolella: Käytä prosenttiarvoa välillä 0-100.

      Mikäli CSV:n tuonti ei näistä ohjeista huolimatta onnistu, ole yhteydessä asiakaspalveluumme: tilaajat@smartum.fi