Smartum-palvelun-sopimusehdot työnantajalle. Voimassa toistaiseksi alkaen 1.9.2024.
1. Sopimusosapuolet, sopimuksen syntyminen ja sopimuksen tarkoitus
Näitä sopimusehtoja sovelletaan Smartum Oy:n tarjoaman Smartum-palvelun ja sen online- käyttöliittymän (yhdessä: “Palvelu”) asiakkaaksi rekisteröityvän työnantajan (“Asiakas”) ja Smartum Oy:n (jäljempänä “Smartum”) väliseen sopimussuhteeseen sekä Smartum-etuihin ja niiden käyttöön. Sopimus Palvelun käytöstä Asiakkaan ja Smartumin (erikseen ”Osapuoli” ja yhdessä ”Osapuolet”) välillä syntyy sillä hetkellä, kun Asiakas rekisteröityy Palvelun käyttäjäksi osoitteessa www.smartum.fi ja hyväksyy nämä sopimusehdot (”Sopimus”) tai silloin kun Osapuolet muutoin kirjallisesti niin sopivat. Palvelua käytetään Asiakkaan työntekijöiden työsuhde-etujen tarjoamiseen ja hallinnointiin.
2. Palvelun käyttöönotto
Asiakas ottaa Palvelun käyttöönsä rekisteröitymällä Palveluun osoitteessa www.smartum.fi. Asiakkaan edustaja (”Tilaaja") kirjautuu Palveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksillaan tai mobiilivarmenteella. Tämän jälkeen Tilaaja tallentaa Asiakkaan tiedot järjestelmään. Palvelun kautta Tilaajan on mahdollista hallinnoida Asiakkaan ja työntekijöiden tietoja, tilata etuja työntekijöille ja seurata etujen käyttöä.
3. Smartum-etujen tilaaminen ja käyttö
Asiakas hyväksyy, että Palvelu toimitetaan sellaisena kuin se on. Palvelu ei täytä muita kuin Sopimuksessa sovittuja Asiakkaan erityisiä vaatimuksia ja Asiakas käyttää Palvelua omalla vastuullaan. Palvelu ja sen toimitus eivät ole täysin virheettömiä, ja Palvelun parantaminen on jatkuvaa. Palvelun toiminnallisuudet on kerrottu palvelukuvauksessa, mutta se sopimuskokonaisuudessa etusijajärjestyksessä viimeisenä.
Asiakas tekee Palvelussa tilauksen niistä eduista, jotka Asiakas haluaa ottaa käyttöön ja määrittää kunkin tilatun edun käyttöoikeuden laajuuden. Asiakas voi tehdä Palvelussa muutoksia käytettävissä oleviin etuihin tai käyttöoikeuksien laajuuteen kulloinkin voimassa olevan verolainsäädännön mukaisesti.
Tilattaessa jälkilaskutuksella Asiakkaan työntekijöilleen tarjoamaan etuun liittyvä Smartum-etu on työntekijöiden käytettävissä kuluvan kalenterivuoden loppuun saakka. Kalenterivuoden päättyessä käyttöoikeus tarjottuun etuun päättyy. Tilattaessa ennakkolaskulla Asiakkaan työntekijöilleen tarjoamaan etuun liittyvä Smartum-etu on työntekijöiden käytettävissä kahdentoista (12) kuukauden ajan siitä päivästä, kun kyseinen etu on tilattu palvelusta ja käyttämätön etu palautuu työnantajalle uudelleen jaettavaksi. Etujen voimassaolokauden päätyttyä Asiakas voi jatkaa etujen tarjoamista työntekijöille tekemällä uuden tilauksen.
Asiakkaan työntekijöilleen tarjoama Smartum Lounasetu on käytettävissä kunkin kalenterikuukauden ajan. Kalenterikuukauden päättyessä käyttöoikeus kuluvan kuun Smartum lounasetuun päättyy. Seuraavan kuukauden lounasedun käyttöoikeus aktivoituu automaattisesti kunkin kuukauden alussa. Kalenterivuoden vaihtuessa työnantajan on tilattava lounasetu uudelleen.
Palvelu lähettää Asiakkaan etujen piiriin ilmoitetuille työntekijöille rekisteröitymislinkin, jonka avulla he saavat käyttöoikeuden Asiakkaan tarjoamiin etuihin.
4. Lainsäädännön ja verottajan Palvelun käytölle asettamat vaateet
Asiakas sitoutuu noudattamaan kulloinkin voimassa olevia verottajan ohjeita ja lakeja käyttäessään Smartumin maksuvälineitä (mobiilisovellus, Smartum-verkkomaksu, sovellusmaksu, tekstiviestimaksu). Smartumin maksuvälineet ovat henkilökohtaisia maksuvälineitä ja niillä voi suorittaa maksuja Smartumin käyttöpaikkaverkostoon liittyneille palveluntarjoajille. Smartumin etuja ei voi vaihtaa rahaksi eikä niistä anneta vaihtorahaa takaisin.
5. Palvelun materiaalit
Asiakkaan käyttöön Smartumin palvelu sisältää ohjeita ja materiaaleja Asiakkaan käyttöön sekä Asiakkaan työntekijöiden ohjeistamiseksi. Asiakkaalla on oikeus käyttää ohjeita ja materiaaleja vain sisäisiin tiedotustarkoituksiin. Materiaalit on tarkoitettu käytettäväksi Smartumin palvelun käytön mahdollistamiseen
6. Smartumin käyttöpaikkahaku
Smartum julkaisee verkostoonsa liittyneiden palveluntarjoajien antamat tiedot Smartumin verkkosivuilla osoitteessa www.smartum.fi sekä mobiilisovelluksessa. Palvelutarjoajat vastaavat itse tietojensa oikeellisuudesta sekä tietojen päivittämisestä. Smartum tarjoaa tiedot sellaisenaan Asiakkaan ja Asiakkaan työntekijöiden käyttöön eikä Smartum ole vastuussa niiden oikeellisuudesta.
7. Palveluun liittyvät maksut
Palvelun hinnat määräytyvät etuja vastaanottavien työntekijöiden määrän ja tilattavien tai käytettyjen etujen kokonaisarvon perusteella ladattavasta edunmäärästä sekä Smartumin hinnaston mukaisesta palvelupalkkiosta. Etujen arvon laskutus tapahtuu sopimuksen mukaan joko ennakkoon etuja koskevan tilauksen perusteella, tai jälkikäteen etujen toteutuneen käytön perusteella.
Ennakkolaskutuksessa Smartum laskuttaa Asiakasta tilauksen kokonaisarvon mukaisesti. Lounasedun ennakkolaskutus on kahden ensimmäisen kuukauden kokonaisarvon perusteella ja näiden jälkeen toteutuneen käytön mukaisesti. Smartum aktivoi kullekin työntekijälle kohdistetun, Asiakkaan tilauksen mukaisen käyttöoikeuden työntekijöiden käytettäväksi sen jälkeen, kun tilausta koskevaa laskua vastaava Asiakkaan maksusuoritus kirjautuu Smartumin tilille. Mikäli työntekijät eivät hyödynnä heille jaettuja etuja täysimääräisesti etujen voimassaoloaikana, Smartum hyvittää Asiakkaalle hyödyntämättömiä etuja vastaavan summan seuraavan etutilausta koskevan laskun yhteydessä.
Riippumatta laskutustavasta, käyttämättä jääneitä etuja koskevia ennakkomaksuja ei palauteta Asiakkaalle Sopimuksen päättyessä. Edut tulee käyttää ennen Sopimuksen päättymistä tai viimeistään tätä seuraavan kalenterivuoden aikana sovittuihin palveluihin. Etujen käyttämisestä sopimuksettomana ajanjaksona veloitetaan Smartumin toimesta Asiakkaalta päättyneen Sopimuksen mukainen palvelupalkkio. Palvelupalkkion osuuteen lisätään arvonlisävero kulloinkin voimassa olevan arvonlisäkannan mukaan. Palvelua koskevien laskujen maksuehtona on 7 päivää netto.
Laskutuksen erityisehto
Jälkikäteisessä laskutuksessa Smartum laskuttaa Asiakasta toteutuneesta etujen käytöstä jälkikäteen kuukausittain. Jälkikäteinen laskutus edellyttää Asiakasta koskevaa jatkuvaa hyväksyttyä luototuspäätöstä.
8. Smartum Joustavat edut
Asiakas voi tarjota Työntekijöilleen Smartum-etuja Asiakkaan määrittelemiä liikuntaan, kulttuuriin, hierontaan, työmatkaan, terveydenhuoltoon sekä muita hyvinvointiin liittyviä palveluita. Halutessaan Asiakas voi myös rajata, mihin palveluihin Työntekijä saa etua käyttää. Asiakkaan tulee varmistaa, että tarjottavat terveyspalvelut on kirjattu Asiakkaan työterveyssuunnitelmaan. Lisäksi osa palveluista edellyttää, että Asiakas on solminut erillisen sopimuksen Palveluntarjoajan kanssa ja Asiakas voi valita edunkäyttöpaikat Smartumin verkostoon kuuluvista palveluntarjoajista. Asiakas valtuuttaa Smartumin solmimaan puolestaan sopimuksen palveluiden tuottamisesta työntekijöidensä hyväksi valitsemiensa palveluntarjoajien kanssa. Mikäli Asiakkaalla on sopimus Palveluntarjoajan kanssa, Asiakas vastaa siitä, että Palveluntarjoaja noudattaa kyseisessä sopimuksessa sovittuja palvelumäärityksiä Smartum-etuja koskevissa maksuissa. Smartum toimii tässä sopimussuhteessa kohdennetun maksuvälineen tarjoajana sekä laskuttajana Palveluntarjoajan puolesta.
Palvelurajoitukset sekä sopimuksen voimassaolo tuodaan Palveluntarjoajan nähtäville maksutapahtuman yhteydessä Työntekijän käyttäessä Henkilöstöetujen Maksuvälinettä.
Asiakkaan on ilmoitettava omalta osaltaan kaikista näitä Smartum Joustavat edut erityisehtoja ja toimintaa koskevista muutoksista (esim. yhteystietojen muutoksen osalta). Smartum ei vastaa virheistä, jotka johtuvat muutosilmoituksen laiminlyönneistä. Kaikki muutokset voi tehdä Palvelussa Asiakkaan omilla sivuilla.
9. Henkilötietojen käsittely
Smartum käsittelee henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sekä noudattaa yksityisyyden suojaa henkilötietojen käsittelyssä. Yleisen tietosuoja-asetuksen (“GDPR”) mukainen Palvelun asiakasrekisterin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa https://www.smartum.fi/smartumplusasiakasrekisterin-tietosuojaseloste. Asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus luovuttaa sen Palvelun kautta Smartumille toimittamat henkilötiedot selosteen mukaisiin tarkoituksiin.
Jos Smartum käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta, sovelletaan käsittelyyn näiden sopimusehtojen liitettä henkilötietojen käsittelystä, ellei kirjallisesti ole toisin sovittu.
10. Asiakkaan tietojen oikeellisuus
Asiakas toimittaa Smartumille kaikki Palvelun tuottamiseksi tarvittavat tiedot Asiakkaasta ja Asiakkaan työntekijöistä, joille etuja halutaan kohdistaa. Asiakas vastaa Smartumille toimittamiensa tietojen oikeellisuudesta. Smartum ei vastaa virheistä, jotka johtuvat virheellisistä tiedoista. Kaikki muutokset Asiakkaan tietoihin, Asiakkaan työntekijöitä koskeviin tietoihin ja Asiakkaan työntekijöilleen tarjoamiin etuihin tehdään Palvelussa Asiakkaan käyttöliittymässä Tilaajan toimesta.
11. Asiakkaan määrittelemän omavastuuosuuden perintä työntekijältä
Mobiilisovelluksessa Asiakas voi ottaa käyttöön OmaLompakko-ominaisuuden. Samalla Asiakas määrittelee tarjottavan edun prosentuaalisen omavastuuosuuden työntekijälle. Omavastuu on se määrä, joka työntekijän on siirrettävä Mobiilisovelluksen OmaLompakko-tililleen etua hyödyntääkseen. Työntekijä siirtää omavastuunsa verkkopankkimaksulla Paytrail-palvelun kautta vahvaa tunnistautumista käyttäen. OmaLompakkoon siirrettyä rahaa ei palauteta työntekijälle eikä Asiakkaalle.
12. Salassapito
Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa kaikki toiselta Osapuolelta saamansa tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi, tai jotka sellaisiksi tulisi ymmärtää. Osapuolella ei ole oikeutta ilman toisen Osapuolen kirjallista suostumusta luovuttaa salassa pidettävää tietoa kolmansille osapuolille tai käyttää sitä muuhun kuin Sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Smartumilla on kuitenkin oikeus luovuttaa salassa pidettävää tietoa sen konserniyhtiöille ja alihankkijoille edellyttäen, että niitä sitovat vastaavat salassapitovelvoitteet, sekä viranomaisille. Salassapitovelvoite on voimassa Sopimuksen voimassaoloajan sekä kolme vuotta sen päättymisen jälkeen, jollei laissa ole joidenkin tietojen osalta säädetty pidempää salassapitoaikaa.
13. Sopimuksen voimassaolo, irtisanominen ja purkaminen
Sopimus tulee voimaan, kun Asiakas kirjautuu Palveluun ja hyväksyy sopimusehdot. Sopimus on toistaiseksi voimassa toistaiseksi. Osapuolen tulee irtisanoa sopimus viimeistään kolme (3) kuukautta ennen seuraavan vuoden vaihdetta ilmoittamalla siitä kirjallisesti toiselle osapuolelle, muutoin sopimus jatkuu voimassa olevana seuraavan kalenterivuoden loppuun saakka.
Molemmilla Osapuolilla on lisäksi oikeus purkaa Sopimus, jos toinen Osapuoli olennaisesti rikkoo näitä sopimusehtoja eikä todistettavasti korjaa menettelyään neljäntoista (14) päivän kuluessa saatuaan siitä ilmoituksen toiselta Osapuolelta. Smartumilla on oikeus purkaa Sopimus välittömästi, jos 1) Asiakas on Patentti- ja rekisterihallituksen tietojen mukaan lopettanut toimintansa; 2) Asiakas ei maksukehotuksesta huolimatta suorita Smartumin erääntynyttä saatavaa kuukauden kuluessa maksukehotuksesta; ja 3) Asiakas käyttää tai sen epäillään käyttävän Palvelua lainvastaisesti tai muutoin tavalla, josta voi aiheutua vahinkoa Smartumille.
Sopimus katsotaan irtisanotuksi ja päättyneeksi Asiakkaan puolelta, jos Palvelua ei käytetä kahden (2) perättäisen kalenterivuoden aikana. Mahdollisesti ladattua etua ei hyvitetä Sopimuksen päättyessä tämän kohdan mukaisesti ja sen katsotaan erääntyneen samana päivänä, kun Sopimus on katsottu irtisanotuksi ja päättyneeksi.
Smartumilla on oikeus estää Asiakkaan pääsy palveluun, poistaa raportit sekä muut tiedot, estää Asiakkaan Työntekijöiden Henkilöstöetujen maksuvälineiden käyttö sekä pääsy Mobiilisovelluksen välityksellä Palveluun, kun Sopimuksen irtisanomisaika on päättynyt.
Asiakkaan työntekijöiden oikeus etujen käyttöön päättyy välittömästi sen jälkeen, kun irtisanomisaika on päättynyt tai Sopimus on muutoin päättynyt mistä tahansa syystä. Smartumilla on aina oikeus laskuttaa Asiakasta toteutuneesta etujen käytöstä riippumatta Sopimuksen päättymisestä.
Smartum ei palauta mahdollisia käyttämättä jääneitä etuja koskevia ennakkomaksuja sopimuksen päättyessä, riippumatta päättymisen syystä.
14. Muutokset sopimusehdoissa
Smartumilla on oikeus muuttaa Palvelun sopimusehtoja ja hinnoittelua. Muutoksista ilmoitetaan viimeistään yksi (1) kuukausi ennen muutoksen voimaantuloa julkaisemalla uudet ehdot Palvelussa. Smartum voi kuitenkin tehdä sellaiset välttämättömät muutokset, jotka johtuvat laista, asetuksista, viranomaismääräyksestä tai päätöksestä lyhyemmällä ilmoitusajalla tai ne voivat tulla voimaan välittömästi. Smartum pyrkii lisäksi ilmoittamaan kaikista merkittävistä muutoksista sopimusehtoihin Asiakkaalle sähköpostitse käyttäen Tilaajan ilmoittamia Asiakkaan yhteystietoja, mutta Smartumilla ei ole velvollisuutta varmistaa sitä, onko Asiakas vastaanottanut ilmoitusta, eikä muutosten voimaantulo ja sovellettavuus riipu siitä, onko Asiakas todellisuudessa saanut tiedon muutoksista.
Jos Asiakas ei hyväksy muuttuneita Palvelun sopimusehtoja, Asiakas voi irtisanoa Sopimuksen ilmoittamalla siitä Smartumille ennen muutosten voimaantulopäivää. Tällöin Sopimus päättyy ja Palvelu lakkaa muutosten voimaantulopäivänä.
15. Sopimuksen siirto
Smartumilla on oikeus siirtää tämä Sopimus edelleen kolmannelle osapuolelle kaikkine oikeuksineen ja velvollisuuksineen. Asiakas ei saa siirtää tätä Sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman Smartumin kirjallista suostumusta.
16. Vastuunrajoitukset
Osapuolet eivät vastaa mistään välillisistä tai epäsuorista vahingoista. Smartumin vastuu Palvelun virheestä, viivästyksestä tai Palvelun käytön estymisestä rajoittuu virheen korjaamiseen tai vaihtoehtoisesti virheellisesti suoritetun tai viivästyneen Palvelun uudelleen suorittamiseen. Smartum ei myöskään vastaa Asiakkaalle aiheutuneesta vahingosta, joka johtuu ylivoimaisesta esteestä (force majeure). Ylivoimaisella esteellä tarkoitetaan yllättäviä tapahtumia, joita osapuoli ei voi kohtuudella ennakoida tai estää. Ylivoimaisen esteen sattuessa osapuolet sitoutuvat tekemään parhaansa sopimusvelvoitteidensa täyttämiseksi.
Smartum ei vastaa eduilla ostettujen tuotteiden tai palveluiden saatavuudesta, laadusta tai virheistä eikä mistään muustakaan palveluntarjoajien toiminnasta, virheestä tai laiminlyönnistä tai palveluntarjoajan aiheuttamasta vahingosta. Reklamaatio mahdollisesta palveluntarjoajan tuotteessa tai palvelussa olevasta virheestä tehdään palveluntarjoajalle.
17. Muita ehtoja
Smartum tai sen lisenssinantajat omistavat kaikki Palveluun liittyvät immateriaalioikeudet eikä Sopimuksella siirretä mitään oikeuksia Asiakkaalle. Smartum myöntää Asiakkaalle rajoitetun käyttöoikeuden Palveluun.
Smartum ei takaa Palvelun toimivuutta vuorokauden jokaisena hetkenä. Smartumilla on oikeus ilman vahingonkorvausvelvollisuutta tilapäisesti keskeyttää Palvelun tarjoaminen tai rajoittaa sitä, mikäli keskeytys tai rajoittaminen on tarpeen Palvelun virheiden korjaamiseksi, Palvelun huoltamiseksi tai kehittämiseksi tai muun perustellun syyn vuoksi. Smartum pyrkii ilmoittamaan Palvelun käyttökatkoista etukäteen Asiakkaalle.
Smartumilla on oikeus muuttaa Palvelun toteuttamistapaa tai yksityiskohtia edellyttäen, että muutos ei heikennä Palvelun tasoa kokonaisuutena sekä rajoituksetta silloin, kun se on tarpeen viranomaismääräyksen tai -päätöksen, sääntelymuutoksen tai sääntelyä koskevan muuttuneen tulkinnan vuoksi.
Jälkikäteisen laskutuksen edellyttämän luototuspäätöksen tueksi Smartum varaa oikeuden tarkistaa Asiakasta koskevat maksutapatiedot oman prosessinsa ja kriteeristönsä mukaisesti ilman Asiakkaan myötävaikutusta. Smartum voi milloin tahansa ja millä tahansa perusteella muuttaa Asiakkaan laskutuskäytännön jälkikäteisestä laskutuksesta ennakkolaskutukseksi ilmoittamalla päätöksestä asiakkaalle vähintään yhtä (1) kuukautta ennen uuden laskutuskauden alkamista.
Smartumilla on rekisterinpitäjänä oikeus hyödyntää asiakkaiden Palvelussa olevia tietoja Palvelun kehittämisessä, tutkimuksessa ja muussa olennaisessa käytössä kohdan 10 mukaisesti. Smartumilla on oikeus käyttää Palvelussa olevia tietoja myynti- ja markkinointitoimenpiteisiin kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen. Smartumin markkinointirekisterin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa https://www.smartum.fi/markkinointirekisterin-tietosuojaseloste.
Smartumilla on oikeus käyttää Asiakkaan nimeä ja logoa referenssinä, ellei Asiakas sitä erikseen kirjallisesti kiellä.
18. Soveltuva laki ja riitojen ratkaisu
Tähän Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Tästä Sopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin nopeutettua välimiesmenettelyä koskevien sääntöjen mukaisesti. Välimiesmenettelyn paikka on Helsinki.
Liite: Henkilötietojen käsittely Asiakkaan puolesta
Ellei kirjallisesti ole toisin sovittu, tätä liitettä sovelletaan Asiakkaan Palvelussa hallinnoimiin, muihin kuin Palvelun tuottamiseksi tarvittaviin henkilötietoihin (jäljempänä ”Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot”). Tällöin Asiakas on rekisterinpitäjä ja Smartum GDPR:ssä määritelty henkilötietojen käsittelijä. Asiakkaan on rekisterinpitäjänä tehtävä tarvittavat toimenpiteet varmistaakseen, että Asiakkaan kontrolloimien henkilötietojen käsittely on Asiakkaan osalta tietosuojalainsäädännön mukaista.
Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot koostuvat Asiakkaan Palveluun mahdollisesti syöttämistä lisätiedoista, joita se tarvitsee omiin raportointitarkoituksiinsa, ja Smartum käsittelee niitä kyseisen raportoinnin toteuttamiseksi sen ajan, kuin Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot ovat syötettynä Palveluun. Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot liittyvät Asiakkaan työntekijöihin, joille Palvelun kattamia etuja on kohdistettu, ja Asiakas määrittelee itsenäisesti niiden tyypin. Palveluun ei saa syöttää GDPR:n 9(1) artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoryhmiä.
Smartum:
a. käsittelee Asiakkaan kontrolloimia henkilötietoja ainoastaan Sopimuksen ja Asiakkaan tässä liitteessä dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, paitsi jos Smartumiin sovellettavassa lainsäädännössä toisin vaaditaan, missä tapauksessa Smartum tiedottaa Asiakkaalle tästä oikeudellisesta vaatimuksesta ennen käsittelyä, paitsi jos tällainen tiedottaminen kielletään kyseisessä lainsäädännössä yleistä etua koskevien tärkeiden syiden vuoksi;
b. varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä Asiakkaan kontrolloimia henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus; c. toteuttaa käsittelyn turvallisuutta koskevat toimenpiteet siten kuin tässä Sopimuksessa tai Palvelua koskevassa muussa dokumentaatiossa on kuvattu;
d. ottaen huomioon käsittelytoimen luonteen auttaa Asiakasta mahdollisuuksien mukaan täyttämään Asiakkaan velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat GDPR:n III luvussa säädettyjen rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä;
e. auttaa Asiakasta varmistamaan, että GDPR:n 32–36 artiklassa säädettyjä velvollisuuksia noudatetaan ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja Smartumin saatavilla olevat tiedot;
f. Asiakkaan valinnan mukaan poistaa tai palauttaa käsittelyyn liittyvien palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot Asiakkaalle ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, paitsi jos lainsäädännössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot; ja
g. saattaa Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä saataville kaikki tiedot, jotka Asiakkaan perustellun näkemyksen mukaan ovat kohtuudella tarpeen GDPR:n 28 artiklassa säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja sallii Asiakkaan tai muun Asiakkaan valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin.
Jos yllä kohdissa d)–g) tarkoitettu avustaminen ei voi tapahtua Palvelun käyttöliittymää hyödyntäen Asiakkaan toimesta, Smartumilla on oikeus veloittaa näistä tehtävistä kohtuullinen korvaus.
Asiakas antaa täten Smartumille yleisen kirjallisen ennakkoluvan käyttää toisen henkilötietojen käsittelijän palveluksia edellyttäen, että kyseiseen toiseen henkilötietojen käsittelijään sovelletaan vastaavia tietosuojavelvoitteita kuin ne, jotka on vahvistettu tässä liitteessä. Smartum tiedottaa Asiakasta suunnitelluista muutoksista, jotka koskevat muiden henkilötietojen käsittelijöiden lisäämistä tai vaihtamista Palvelussa, Smartumin tietosuojaselosteissa tai muulla soveltuvalla tavalla. Jos Asiakas vastustaa tällaista muutosta, Asiakas voi irtisanoa Sopimuksen sopimusehtojen kohdan 15 mukaisesti.
Smartumilla on oikeus Palvelun toteuttamista varten siirtää Asiakkaan kontrolloimia henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.