Smartum-saldo -sopimusehdot työnantajalle, voimassa 5.1.2023 alkaen
1. Sopimusosapuolet, sopimuksen syntyminen ja sopimuksen tarkoitus
Näitä sopimusehtoja sovelletaan Smartum Oy:n tarjoaman Smartum-saldo -palvelun ja sen online -käyttöliittymän (yhdessä: ”Palvelu”) asiakkaaksi rekisteröityvän työnantajan (”Asiakas”) ja Smartum Oy:n (”Smartum”) väliseen sopimussuhteeseen sekä Smartum-saldo -etuihin ja niiden käyttöön. Sopimus Palvelun käytöstä Asiakkaan ja Smartumin (yhdessä ”Osapuolet” ja erikseen ”Osapuoli”) välillä syntyy sillä hetkellä, kun Asiakas rekisteröityy Palvelun käyttäjäksi osoitteessa www.smartum.fi ja hyväksyy nämä sopimusehdot (”Sopimus”) tai silloin kun Osapuolet kirjallisesti niin sopivat. Palvelua käytetään Asiakkaan työntekijöiden työsuhde-etujen tarjoamiseen ja hallinnointiin.
2. Palvelun käyttöönotto
Asiakas ottaa Palvelun käyttöönsä rekisteröitymällä Palveluun osoitteessa www.smartum.fi. Asiakkaan edustaja (”Tilaaja”) tallentaa Asiakkaan tiedot Palveluun.
3. Smartum-saldo -etujen tilaaminen ja käyttö
Palvelun kautta Tilaaja määrittää tarjottavat edut, kutsuu Asiakkaan työntekijät rekisteröitymään etujen käyttäjäksi toimittamalla heille rekisteröintilinkit Palveluun, tilaa edut sekä seuraa etujen käyttöä. Asiakas voi tehdä Palvelussa muutoksia käytettävissä oleviin etuihin ja työntekijöille jaettujen etujen määrään kulloinkin voimassa olevan verolainsäädännön mukaisesti.
Smartum-saldo -eduilla on työntekijälle Palvelussa ilmoitettu voimassaoloaika, joka alkaa siitä hetkestä, kun ne on jaettu työntekijöille. Mikäli kaikkea työntekijälle jaettua etua ei käytetä voimassaoloaikana, käyttämätön etu palautetaan Asiakkaan etukohtaiselle Smartum-tilille voimassaoloajan umpeuduttua, josta se voidaan jakaa uudelleen työntekijöiden käytettäväksi. Käyttämätön lounassaldo ei kuitenkaan palaudu Asiakkaan Smartum-tilille. Asiakkaan Smartum-tilillä oleva etukohtainen saldo täytyy jakaa saman edun piirissä työntekijöille palautuspäivästä lukien seuraavan kalenterivuoden loppuun mennessä. Edun tarjoamisen yhteydessä peritty mahdollinen omavastuu ei palaudu työntekijälle. Mikäli edun voimassaoloajan jälkeen Asiakkaan Smartum -tilille palautunutta saldoa ei jaeta uudelleen työntekijöille edellä mainitussa ajassa, menettää Asiakas tällaisen jakamattoman edun.
Asiakkaalla on oikeus siirtää saldoa yksittäisen työntekijän tililtä takaisin Asiakkaan Smartum-tilille. Asiakas tai Smartum voi sulkea työntekijän tilin. Mikäli työntekijän tili suljetaan, tilillä oleva saldo palautetaan Asiakkaan Smartum-tilille.
4. Lainsäädännön ja verottajan Palvelun käytölle asettamat vaateet
Asiakas sitoutuu noudattamaan kulloinkin voimassa olevia verottajan ohjeita ja lakeja käyttäessään Smartumin maksuvälineitä (SmartumPay, Smartum verkkomaksu, sovellusmaksu). Smartum maksuvälineet ovat henkilökohtaisia maksuvälineitä ja niillä voi maksaa maksuja Smartumin käyttöpaikkaverkostoon liittyneille palveluntarjoajille. Smartumin etuja ei voi vaihtaa rahaksi eikä niistä ei anneta vaihtorahaa takaisin.
5. Palvelun materiaalit Asiakkaan käyttöön
Smartumin palvelu www.smartum.fi sisältää ohjeita ja materiaaleja Asiakkaan käyttöön Asiakkaan työntekijöiden ohjeistamiseksi. Asiakkaalla on oikeus käyttää ohjeita ja materiaaleja vain sisäisiin tiedotustarkoituksiin.
6. Smartumin käyttöpaikkahaku
Smartum julkaisee verkostoonsa liittyneiden palveluntarjoajien antamat tiedot Smartumin verkkosivuilla osoitteessa www.smartum.fi sekä SmartumPay-sovelluksessa. Palvelutarjoajat vastaavat itse tietojensa oikeellisuudesta sekä tietojen päivittämisestä. Smartum tarjoaa tiedot sellaisenaan Asiakkaan ja Asiakkaan työntekijöiden käyttöön eikä Smartum ole vastuussa niiden oikeellisuudesta.
7. Palveluun liittyvät maksut
Palvelun hinnat määräytyvät etuja vastaanottavien työntekijöiden määrän ja tilattavien etujen kokonaisarvon perusteella, Smartumin hinnaston mukaisesti. Asiakas vastaa kaikista Smartum-tilien latauksiin liittyvistä kustannuksista. Smartum laskuttaa Asiakkaan tekemät saldotilaukset ennakkoon Asiakkaalta ja Smartum-saldot ladataan työntekijöiden Smartum -tileille Asiakkaan maksusuorituksen kirjauduttua Smartumin tilille. Smartumin edut ovat arvonlisäverottomia. Smartumilla on oikeus lisätä etuihin arvonlisävero, mikäli Verohallinto muuttaa tulkintaansa etujen arvonlisäverottomuudesta. Smartumin veloittamiin liitännäiskuluihin (esim. tilinhoitomaksu, laskutuslisä) lisätään arvonlisävero voimassa olevan arvonlisäverokannan mukaisesti.
Smartum laskuttaa Palveluun kuulumattomat oheispalvelut erikseen kulloinkin voimassa olevan hinnaston mukaan. Palvelua koskevien laskujen maksuaika on 7 päivää netto.
8. Smartum Hierontaetu
Asiakas voi tarjota henkilöstölleen Hierontaedun tuloverolain 69 §:n mukaan verovapaasti kohdennetulla maksuvälineellä. Mikäli Asiakas mahdollistaa Smartum Hierontaedun hyödyntämisen myös tavanomaisiin ja kohtuullisiin fysioterapiapalveluihin, on siitä oltava kirjallinen maininta Asiakkaan työterveydenhuollon ohjesäännössä tai vastaavassa.
Hierontapalvelu tulee olla Asiakkaan järjestämä. Asiakkaan järjestämishaastetta helpottaakseen Smartum toimii välittäjänä Asiakkaan ja hierontapalvelua tarjoavan tahon välillä. Asiakas valitsee hierontaedun käyttöpaikat Smartumin verkostoon kuuluvista hierontapalvelun tarjoajista. Asiakas valtuuttaa Smartumin solmimaan puolestaan sopimuksen hierontapalveluiden tuottamisesta työntekijöidensä hyväksi valitsemiensa sopimushierontapalveluntarjoajien kanssa. Asiakkaan vastuulla on informoida työtekijöitä asiasta.
9. Henkilötietojen käsittely
Smartum käsittelee henkilötietoja kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sekä noudattaa yksityisyyden suojaa henkilötietojen käsittelyssä. Yleisen tietosuoja-asetuksen (“GDPR”) mukainen Palvelun asiakasrekisterin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa https://www.smartum.fi/smartumplus-asiakasrekisterin-tietosuojaseloste. Asiakas vastaa siitä, että sillä on oikeus luovuttaa sen Palvelun kautta Smartumille toimittamat henkilötiedot selosteen mukaisiin tarkoituksiin.
Jos Smartum käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta, sovelletaan käsittelyyn näiden sopimusehtojen liitettä henkilötietojen käsittelystä, ellei kirjallisesti ole toisin sovittu.
10. Asiakkaan tietojen oikeellisuus
Asiakas toimittaa Smartumille kaikki Palvelun tuottamiseksi tarvittavat tiedot Asiakkaasta. Asiakkaan tulee välittömästi ilmoittaa yhteystietojensa muutokset Smartumille. Asiakkaan työntekijä ilmoittaa omat tietonsa Palveluun rekisteröityessään Palvelun käyttäjäksi. Asiakas ja työntekijä vastaa Smartumille toimittamiensa tietojen oikeellisuudesta. Smartum ei vastaa virheistä, jotka johtuvat virheellisistä tiedoista. Kaikki muutokset Asiakkaan tietoihin ja Asiakkaan työntekijöilleen tarjoamiin etuihin tehdään Palvelussa Asiakkaan käyttöliittymässä Tilaajan toimesta. Asiakkaan työntekijä voi päivittää omia tietojaan Palvelussa.
11. Salassapito
Osapuolet sitoutuvat pitämään salassa kaikki toiselta Osapuolelta saamansa tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka sellaisiksi tulisi ymmärtää. Osapuolella ei ole oikeutta ilman toisen Osapuolen kirjallista suostumusta luovuttaa salassa pidettävää tietoa kolmansille osapuolille tai käyttää sitä muuhun kuin Sopimuksen mukaiseen tarkoitukseen. Smartumilla on kuitenkin oikeus luovuttaa salassa pidettävää tietoa sen konserniyhtiöille ja alihankkijoille edellyttäen, että niitä sitovat vastaavat salassapitovelvoitteet, sekä viranomaisille. Salassapitovelvoite on voimassa Sopimuksen voimassaoloajan sekä kolme vuotta sen päättymisen jälkeen, jollei laissa ole joidenkin tietojen osalta säädetty pidempää salassapitoaikaa.
12. Sopimuksen voimassaolo, irtisanominen ja purkaminen
Sopimus tulee voimaan, kun Asiakas kirjautuu Palveluun ja hyväksyy sopimusehdot. Sopimus on voimassa toistaiseksi.
Osapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus päättymään yhden (1) kuukauden irtisanomisajalla ilmoittamalla tästä kirjallisesti toiselle Osapuolelle. Osapuolen irtisanoessa sopimuksen työntekijöiden tai Asiakkaan Smartum-tileillä jäljellä olevaa saldoa ei makseta takaisin.
Työntekijöiden tileillä olevat saldot ovat irtisanomistilanteessa käytettävissä niiden voimassaoloajan puitteissa. Voimassaoloajan päättyessä mahdollinen käyttämätön saldo jää Smartumille eikä sitä palauteta Asiakkaalle tai työntekijöille. Sopimuksen päättyessä Smartumilla on oikeus sulkea Asiakkaan pääsy Palveluun kuuluvaan verkkopalveluun ja poistaa kaikki tiedot verkkopalvelusta irtisanomisajan jälkeen.
Molemmilla Osapuolilla on lisäksi oikeus purkaa Sopimus, jos toinen Osapuoli olennaisesti rikkoo näitä sopimusehtoja eikä todistettavasti korjaa menettelyään neljäntoista (14) päivän kuluessa saatuaan siitä ilmoituksen toiselta Osapuolelta.
Smartumilla on oikeus purkaa Sopimus välittömästi, jos 1) Asiakas on Patentti- ja rekisterihallituksen tietojen mukaan lopettanut toimintansa; 2) Asiakas ei maksukehotuksesta huolimatta suorita Smartumin erääntynyttä saatavaa kuukauden kuluessa maksukehotuksesta; ja 3) Asiakas käyttää tai sen epäillään käyttävän Palvelua lainvastaisesti tai muutoin tavalla, josta voi aiheutua vahinkoa Smartumille.
Sopimus katsotaan päättyneeksi myös silloin, kun Asiakas ei ole tehnyt etuja koskevia tilauksia tai jakanut etuja työntekijöille kahden vuoden kuluessa sen kalenterivuoden lopusta, jolloin Asiakas on edellisen kerran tilannut tai jakanut etuja.
Sopimuksen päättyessä käyttämättömiä etuja ei palauteta Asiakkaalle tai työntekijöille.
13. Muutokset sopimusehdoissa
Smartumilla on oikeus muuttaa Palvelun sopimusehtoja ja hinnoittelua. Muutoksista ilmoitetaan viimeistään yksi (1) kuukausi ennen muutoksen voimaantuloa julkaisemalla uudet ehdot Palvelussa. Smartum voi kuitenkin tehdä sellaiset välttämättömät muutokset, jotka johtuvat laista, asetuksista, viranomaisen määräyksestä tai -päätöksestä lyhyemmällä ilmoitusajalla tai ne voivat tulla voimaan välittömästi. Smartum pyrkii lisäksi ilmoittamaan kaikista merkittävistä muutoksista sopimusehtoihin Asiakkaalle sähköpostitse käyttäen Tilaajan ilmoittamia Asiakkaan yhteystietoja, mutta Smartumilla ei ole velvollisuutta varmistaa sitä, onko Asiakas vastaanottanut ilmoitusta, eikä muutosten voimaantulo ja sovellettavuus riipu siitä, onko Asiakas todellisuudessa saanut tiedon muutoksista.
Jos Asiakas ei hyväksy muuttuneita Palvelun sopimusehtoja, Asiakas voi irtisanoa Sopimuksen ilmoittamalla siitä Smartumille ennen muutosten voimaantulopäivää. Tällöin Sopimus päättyy ja Palvelu lakkaa muutosten voimaantulopäivänä.
14. Sopimuksen siirto
Smartumilla on oikeus siirtää tämä Sopimus edelleen kolmannelle osapuolelle kaikkine oikeuksineen ja velvollisuuksineen. Asiakkaalla ei ole oikeutta siirtää tätä Sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman Smartumin etukäteen antamaa kirjallista suostumusta.
15. Vastuunrajoitukset
Osapuolet eivät vastaa mistään välillisistä tai epäsuorista vahingoista. Smartumin vastuu Palvelun virheestä, viivästyksestä tai Palvelun käytön estymisestä rajoittuu virheen korjaamiseen tai vaihtoehtoisesti virheellisesti suoritetun tai viivästyneen Palvelun uudelleen suorittamiseen.
Smartum ei vastaa eduilla ostettujen tuotteiden tai palveluiden saatavuudesta, laadusta tai virheistä eikä mistään muustakaan palveluntarjoajien toiminnasta, virheestä tai laiminlyönnistä tai palveluntarjoajan aiheuttamasta vahingosta. Reklamaatio mahdollisesta palveluntarjoajan tuotteessa tai palvelussa olevasta virheestä tehdään palveluntarjoajalle.
16. Muita ehtoja
Smartum tai sen lisenssinantajat omistavat kaikki Palveluun liittyvät immateriaalioikeudet eikä Sopimuksella siirretä mitään oikeuksia Asiakkaalle. Smartum myöntää Asiakkaalle rajoitetun käyttöoikeuden Palveluun.
Smartum ei takaa Palvelun toimivuutta vuorokauden jokaisena hetkenä. Smartumilla on oikeus ilman vahingonkorvausvelvollisuutta tilapäisesti keskeyttää Palvelun tarjoaminen tai rajoittaa sitä, mikäli keskeytys tai rajoittaminen on tarpeen Palvelun virheiden korjaamiseksi, Palvelun huoltamiseksi tai kehittämiseksi tai muun perustellun syyn vuoksi. Smartum pyrkii ilmoittamaan Palvelun käyttökatkoista etukäteen Asiakkaalle.
Smartumilla on oikeus muuttaa Palvelun toteuttamistapaa tai yksityiskohtia edellyttäen, että muutos ei heikennä Palvelun tasoa kokonaisuutena sekä rajoituksetta silloin, kun se on tarpeen viranomaismääräyksen -tai päätöksen, sääntelymuutoksen tai sääntelyä koskevan muuttuneen tulkinnan vuoksi.
Smartum ei vastaa vahingosta, joka aiheutuu ylivoimaisesta esteestä tai vastaavasta syystä (force majeure) tai viranomaisen toimenpiteestä. Ylivoimainen este tai muu vastaava oikeuttaa Smartumin keskeyttämään Palveluun liittyvät toiminnat toistaiseksi.
Smartumilla on rekisterinpitäjänä oikeus hyödyntää asiakkaiden Palvelussa olevia tietoja Palvelun kehittämisessä, tutkimuksessa ja muussa olennaisessa käytössä kohdan 9 mukaisesti. Smartumilla on oikeus käyttää Palvelussa olevia tietoja myynti- ja markkinointitoimenpiteisiin kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen. Smartumin markkinointirekisterin tietosuojaseloste on saatavilla osoitteessa https://www.smartum.fi/markkinointirekisterin-tietosuojaseloste.
Smartumilla on oikeus käyttää Asiakkaan nimeä referenssinä, ellei Asiakas sitä erikseen kirjallisesti kiellä.
17. Soveltuva laki ja riitojen ratkaisu
Tähän Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Tästä Sopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan lopullisesti välimiesmenettelyssä Keskuskauppakamarin nopeutettua välimiesmenettelyä koskevien sääntöjen mukaisesti. Välimiesmenettelyn paikka on Helsinki.
Liite: Henkilötietojen käsittely Asiakkaan puolesta
Ellei kirjallisesti ole toisin sovittu, tätä liitettä sovelletaan Asiakkaan Palvelussa hallinnoimiin, muihin kuin Palvelun tuottamiseksi tarvittaviin henkilötietoihin (jäljempänä ”Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot”). Tällöin Asiakas on rekisterinpitäjä ja Smartum GDPR:ssä määritelty henkilötietojen käsittelijä. Asiakkaan on rekisterinpitäjänä tehtävä tarvittavat toimenpiteet varmistaakseen, että Asiakkaan kontrolloimien henkilötietojen käsittely on Asiakkaan osalta tietosuojalainsäädännön mukaista.
Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot koostuvat Asiakkaan Palveluun mahdollisesti syöttämistä lisätiedoista, joita se tarvitsee omiin raportointitarkoituksiinsa, ja Smartum käsittelee niitä kyseisen raportoinnin toteuttamiseksi sen ajan, kuin Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot ovat syötettynä Palveluun. Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot liittyvät Asiakkaan työntekijöihin, joille Palvelun kattamia etuja on kohdistettu, ja Asiakas määrittelee itsenäisesti niiden tyypin. Palveluun ei saa syöttää GDPR:n 9(1) artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoryhmiä.
Smartum:
a) käsittelee Asiakkaan kontrolloimia henkilötietoja ainoastaan Sopimuksen ja Asiakkaan tässä liitteessä dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, paitsi jos Smartumiin sovellettavassa lainsäädännössä toisin vaaditaan, missä tapauksessa Smartum tiedottaa Asiakkaalle tästä oikeudellisesta vaatimuksesta ennen käsittelyä, paitsi jos tällainen tiedottaminen kielletään kyseisessä lainsäädännössä yleistä etua koskevien tärkeiden syiden vuoksi;
b) varmistaa, että henkilöt, joilla on oikeus käsitellä Asiakkaan kontrolloimia henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus;
c) toteuttaa käsittelyn turvallisuutta koskevat toimenpiteet siten kuin tässä Sopimuksessa tai Palvelua koskevassa muussa dokumentaatiossa on kuvattu;
d) ottaen huomioon käsittelytoimen luonteen auttaa Asiakasta mahdollisuuksien mukaan täyttämään Asiakkaan velvollisuuden vastata pyyntöihin, jotka koskevat GDPR:n III luvussa säädettyjen rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä;
e) auttaa Asiakasta varmistamaan, että GDPR:n 32–36 artiklassa säädettyjä velvollisuuksia noudatetaan ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja Smartumin saatavilla olevat tiedot;
f) Asiakkaan valinnan mukaan poistaa tai palauttaa käsittelyyn liittyvien palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki Asiakkaan kontrolloimat henkilötiedot Asiakkaalle ja poistaa olemassa olevat jäljennökset, paitsi jos lainsäädännössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot; ja
g) saattaa Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä saataville kaikki tiedot, jotka Asiakkaan perustellun näkemyksen mukaan ovat kohtuudella tarpeen GDPR:n 28 artiklassa säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja sallii Asiakkaan tai muun Asiakkaan valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin.
Jos yllä kohdissa d)–g) tarkoitettu avustaminen ei voi tapahtua Palvelun käyttöliittymää hyödyntäen Asiakkaan toimesta, Smartumilla on oikeus veloittaa näistä tehtävistä kohtuullinen korvaus.
Asiakas antaa täten Smartumille yleisen kirjallisen ennakkoluvan käyttää toisen henkilötietojen käsittelijän palveluksia edellyttäen, että kyseiseen toiseen henkilötietojen käsittelijään sovelletaan vastaavia tietosuojavelvoitteita kuin ne, jotka on vahvistettu tässä liitteessä. Smartum tiedottaa Asiakasta suunnitelluista muutoksista, jotka koskevat muiden henkilötietojen käsittelijöiden lisäämistä tai vaihtamista, Palvelussa, Smartumin tietosuojaselosteissa tai muulla soveltuvalla tavalla. Jos Asiakas vastustaa tällaista muutosta, Asiakas voi irtisanoa Sopimuksen sopimusehtojen kohdan 13mukaisesti.
Smartumilla on oikeus Palvelun toteuttamista varten siirtää Asiakkaan kontrolloimia henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.