Työntekijöiden lisääminen Smartum Plus-palveluun

Työntekijät tulee lisätä palveluun, jotta voit jakaa heille Smartum-etuja. Vapaaehtoinen Ryhmät-ominaisuus helpottaa etujen jakamista, sillä ryhmien avulla etuja voi jakaa tietyille ryhmille, kuten määräaikaisille työntekijöille.

Jos haluat ottaa käyttöösi Ryhmät-ominaisuuden, luo palveluun ensin ryhmät ja aloita vasta sitten työntekijöiden lisääminen. Näin saat lisättyä työntekijät haluamiisi ryhmiin helposti jo työntekijöiden tuontivaiheessa. Voit jälkikäteen lisätä työntekijöitä ryhmiin yksitellen muokkaamalla työntekijän tietoja palvelun kautta. Ohjeet ryhmien luomiseen löydät alempaa.

Työntekijöiden lisääminen palveluun
Voit lisätä työntekijöitä joko yksitellen tai tuomalla useamman henkilön CSV-tiedostona.

Työntekijöiden lisääminen yksitellen
1. Kirjaudu SmartumPlus-palveluun.
2. Siirry Työntekijät-välilehdelle. Klikkaa Lisää työntekijöitä -otsikon alta ”Lisää työntekijä”.
3. Täytä lomakkeeseen pakolliset tiedot: sähköposti ja työaika. Lisää työntekijän työaika prosentteina, jotta edut jakautuvat automaattisesti sen mukaisesti. Oletusarvo palvelussa on 100 %, eli työntekijä on kokoaikaisesti töissä.
4. Jos jostain syystä tarvitaan lisätietoja esim. edun jakamiseen tai raportointiin liittyen, voit lisätä sarakkeen "Lisää kustomisarake". Kustomisarakkeeseen voi lisätä yksilöivää lisätietoa työntekijästä. Ethän lisää arkaluontoista henkilötietoa, kuten henkilötunnusta tai potilastietoja.
5. Voit halutessasi liittää työntekijän myös yhteen tai useampaan henkilöstöryhmään. Ryhmien teko on ohjeistettu tässä artikkelissa alempana.
6. Tallenna tiedot.

Useamman työntekijän lisääminen kerralla
1. Klikkaa ”Tuo tiedot” -otsikon alta ”Tuo CSV-tiedostona”.
2. Lataa CSV-pohja ja avaa tiedosto omalle laitteellesi (tietokone/puhelin).
3. Täytä tiedostoon vaaditut tietokentät: sähköposti ja työaika. Lisää työntekijän työaika prosentteina, jotta edut jakautuvat automaattisesti sen mukaisesti. Oletusarvo palvelussa on 100 %, eli työntekijä on kokoaikaisesti töissä.
4. Jos jostain syystä tarvitaan lisätietoja esim. edun jakamiseen tai raportointiin liittyen, voit lisätä sarakkeen "Lisää kustomisarake". Kustomisarakkeeseen voi lisätä yksilöivää lisätietoa työntekijästä. Ethän lisää arkaluontoista henkilötietoa, kuten henkilötunnusta tai potilastietoja.
5. Tallenna CSV-tiedosto samassa muodossa kuin missä latasit sen. Hyväksytty tiedostomuoto on CSV UTF-8.
6. Pudota tai lataa tallentamasi CSV-tiedosto kohdassa ”Tuo CSV-tiedostona”.
7. Tallenna tiedot.

Sarakkeiden lisääminen
Voit tarvittaessa lisätä palveluun yrityksellesi merkityksellisiä lisätietoja työntekijästä kustomoitujen sarakkeiden avulla. Yleisimpiä lisätietoja ovat kustannuspaikka ja yksikkö. Kustomoidut sarakkeet näkyvät työntekijälistauksessa, CSV-tiedostopohjassa ja yksittäisen työntekijän lisäyslomakkeella kenttätietona. Lisäksi ne näkyvät edun käytöstä saatavilla raporteilla.

Näin luot kustomoituja sarakkeita:
1. Klikkaa työntekijälistauksen otsikkorivin lopusta löytyvää kuvaketta, jossa on kolme päällekkäistä pistettä.
2. Klikkaa pudotusvalikosta kohtaa "Lisää kustomisarake".
3. Nimeä sarake haluamallasi tavalla ja tallenna.

Ryhmät ja ryhmien luominen
Ryhmät-ominaisuus mahdollistaa etujen jakamisen tietyille ryhmille ja työntekijöille yrityksessäsi.

Voit luoda ryhmiä esimerkiksi:
1. Työntekijöiden työajan tai työsuhteen keston mukaan (esim. vakituiset, määräaikaiset, kesätyöntekijät)
2. Tarjottavan edun mukaan (esim. lounasetu, työmatkaetu)

Palveluun on mahdollista luoda useita eri ryhmiä. Suosittelemme ottamaan ominaisuuden käyttöön, mikäli haluat tulevaisuudessa jakaa etuja kohdennetusti esimerkiksi kesätyöntekijöille. Voit tilata etuja myös ilman ryhmiä, eli jakaen edut aina kaikille työntekijöille.

Esimerkki: Milloin jaan edun kaikille työntekijöille tai tietylle ryhmälle?

Edun jakaminen kaikille työntekijöille on tyypillisin vaihtoehto silloin, kun yrityksessäsi tarjotaan sama etu kaikkien työntekijöiden käyttöön. Ryhmät-ominaisuus mahdollistaa edun jakamisen ja hallinnoinnin kohdennetusti, mikäli haluat jakaa etuja esimerkiksi työntekijöiden kustannuspaikan mukaan tai tarjota vaikkapa kesätyöntekijöille oman räätälöidyn edun.

Esimerkki: Jaat 400 € arvoisen liikunta- ja kulttuuriedun kaikille työntekijöille. Tämän lisäksi jaat 300 € arvoisen työmatkaedun “Työmatka”-ryhmälle. Mikäli työntekijä on liitetty ”Työmatka”-ryhmään, hän saa 300 € työmatkaetua kaikille jaettavan liikunta- ja kulttuuriedun lisäksi.

Näin otat Ryhmät käyttöösi
1. Luo ensin ryhmällesi kategoria klikkaamalla ”Luo yrityksesi ensimmäinen kategoria” ja nimeä se. Kategorioita käytetään ryhmien luokittelussa. Esimerkki: "Smartum-edunsaajat" -kategorian alle voidaan lisätä "Vakituiset"- ja "Määräaikaiset"-ryhmät.
2. Tallenna tiedot.
3. Lisää luomasi kategorian alle ryhmä klikkaamalla ”Luo uusi ryhmä” ja tallenna.
4. Anna ryhmällesi nimi ja väri, jolla erotat sen muista ryhmistä. Tallenna tiedot.
5. Siirry seuraavaksi lisäämään ryhmään haluamasi työntekijät ja liittämään ryhmälle jaettavat edut. Voit siirtyä työntekijöiden ja etujen hallintaan joko ylävalikosta tai klikkaamalla luomasi ryhmän tietokorttia.

Näin lisäät työntekijät ryhmään
1. Lisääminen työntekijöiden listausnäkymässä: Klikkaa joko ”Lisää ryhmään” - painiketta Ryhmät-sarakkeen alla tai klikkaa kynäikonia sen työntekijän tietorivillä, kenet haluat lisätä/poistaa ryhmästä. Voit lisätä tai poistaa työntekijän ryhmästä klikkaamalla ryhmän päälle/pois.
2. Lisääminen työntekijäkortilta: Klikkaa työntekijälistauksessa kyseessä olevan työntekijän tietorivillä olevaa ikonia päästäksesi työntekijäkortille. Voit lisätä tai poistaa työntekijän ryhmästä klikkaamalla ryhmän päälle/pois.
3. Luomasi ryhmät näkyvät myös lisäsarakkeena työntekijöiden tuonnissa käytettävässä CSV-tiedostopohjassa.

Näin jaat etuja ryhmälle:
1. Siirry Työsuhde-edut-välilehdelle.
2. Valitse jo olemassa oleva tai luo uusi SmartumPlus-saldo, jonka haluat jakaa tietylle ryhmälle. Edun jakoasetuksissa klikkaa valinta ”Jaa tietylle ryhmälle”. Voit liittää tai poistaa edun ryhmästä klikkaamalla ryhmän päälle/pois.
3. Tallenna tiedot.