Verottajan ohjeen mukaan etu muodostuu jokaiselle kuukaudelle, jonka aikana pyörä on työntekijän käytettävissä, riippumatta siitä, käyttääkö työntekijä pyörää. Työnantajan on hyvä laatia toimintaohjeet pitkiä poissaoloja varten.
Jos palkanmaksu keskeytyy, voidaan työsuhdepyörän kanssa toimia seuraavasti:
- Pyöräedun voi siirtää toisen työntekijän nimiin JOKO poissaolon ajaksi TAI kokonaan. Jälkimmäisessä tapauksessa poissaolija voi saada käyttöönsä uuden pyöräedun poissaolon jälkeen - tämä on neuvoteltava työnantajan kanssa.
- Työntekijä tai työnantaja voi lunastaa pyörän ennenaikaisesti.
- Pyörä voi myös jäädä työntekijän käyttöön poissaolon ajaksi. Työnantaja voi pidättää pyöräedun poissaolon ajalta palkasta ennakkoon tai jälkikäteen (verovapaana etua voi myöntää 1200 €/vuosi). Vuodenvaihteen yli ulottuvien vapaiden tapauksessa etu on pidätettävä vähintään kahdessa erässä.
Työnantaja voi näin halutessaan myös tarjota pyöräedun vastikkeetta työntekijälle tämän työkyvyn tukemiseksi palkattoman poissaolon ajalta. Tällöin etua ei veloiteta työntekijän palkasta etu- tai jälkikäteen.
Smartumin verkkopalveluun tulee lomake, jolla valitaan haluttu toimintatapa palkanmaksun keskeytyessä. Tällä hetkellä tiimimme hoitaa poikkeustilanteet osoitteessa pyoraetu.tyonantajat@smartum.fi.
Mikäli palkanmaksu jatkuu poissaolon aikana, voidaan työsuhdepyöräedun pidättämistä palkasta jatkaa normaalisti. Tällöin poikkeustilanteen kuvaus tulee tulostumaan Smartumin kuukausiraportille. Tällä hetkellä poikkeustilanneraportti toimitetaan erillisenä tiedostona.
Verottajan ohje luontoisetujen verotuksesta
11.1 Polkupyöräedun määritelmä ja arvo
Polkupyöräetu muodostuu niille kuukausille, joiden aikana pyörä on työntekijän käytettävissä. Jos esimerkiksi leasingsopimus on tehty kahdeksi vuodeksi, polkupyöräetu muodostuu jokaiselle kuukaudelle riippumatta siitä, käyttääkö työntekijä polkupyörää.
1.5 Luontoisedut lomautuksen ja palkattoman vapaan aikana
Työnantaja ei ole velvollinen tarjoamaan luontoisetuja lomautuksen tai palkattoman vapaan (esimerkiksi vanhempainvapaa ja vuorotteluvapaa) ajalta, ellei toisin sovita (poikkeuksena asuntoetu, ks. työsopimuslain 13 luvun 5 §).
Jos työnantaja ja työntekijä ovat sopineet, että työntekijä saa pitää luontoisedun lomautuksen tai palkattoman vapaan aikana, etu voidaan myös tällä ajalla arvostaa luontoisetupäätöksen mukaisesti, koska työntekijän työsuhde pysyy voimassa.