Näiden ohjeiden avulla saat luotua työntekijöillesi edut Smartum Saldossa.
Tilauksen tekemisen vaiheet:
1. Tilauksen luominen
2. Etupakettien lisääminen tilaukselle
3. Työntekijöiden ilmoittautuminen etuun
4. Tilauksen vieminen loppuun
1. Tilauksen luominen
💡Mitä tietoja tarvitsen ennen aloittamista? Mieti ennen tilauksen aloittamista, miten paljon etua haluat jakaa, ja millaisina etupaketteina. Artikkelimme Edunjakajan neljä päätöstä auttaa tässä.
1. Aloita kirjautumalla ensin sisään Smartum Saldo -palveluun tästä linkistä tai Smartum.fi-sivun ylävalikon "Kirjaudu" -painikkeesta. Huom! Ennen kuin jatkat eteenpäin, tarkista vasemman yläkulman valikosta, että olet valinnut oikean yrityksen ja oikean asiointiroolin itsellesi:
2. Saldon tilaamista varten luodaan tilaus. Valitse vasemman puolen valikosta "Tilaa Saldoa".
2. "Aloita Smartum-edun tilaus" -näkymästä pääset nimeämään tilauksen. Tilauksen nimi kannattaa valita niin, että sen avulla sekä sinä että työntekijät tunnistatte jatkossakin, mistä tilauksesta oli kyse (kuukausi, vuosi, vuodenaika tai edun tyyppi voi olla hyvä mainita nimessä, esimerkki: Liikunta ja kulttuuri 2025).
Sinulla on kaksi vaihtoehtoa tilauksen luomiseksi:
-
- Luo uusi tilaus
- Kopioi aikaisempi tilaus ja työntekijät
💡Suosittelemme aina luomaan uuden tilauksen, sillä vanhan tilauksen kopioiminen tarkoittaa käytännössä että vanhan tilauksen tiedot kopioituvat sellaisenaan. Tämä tarkoittaa kaikki tilauksen tietoja, kuten työntekijöitä, etutyyppiä ja edun määrää. Suosittelemme kopioimaan tilauksen ainoastaan, mikäli olet varma että muutoksia näissä ei ole tapahtunut.
3. Valitse kumman vaihtoehdon haluat ja paina Aloita tilaaminen -painiketta.
4. Palvelu pyytää sinua täyttämään perustiedot tilausta varten. Muokkaa halutessasi valmista tekstipohjaa teille sopivaksi (nimi, viesti työntekijöille). Paina seuraava.
6. Määrittele edun ilmoittautumisaika (alkamis- ja päättymispäivä). Ilmoittautumisaika tarkoittaa aikaa, jolloin ilmoittautumislinkki on aktiivinen eli ajanjakso jolloin työntekijät voivat ilmoittautua etuun.
💡Laitathan työntekijöille riittävän pitkän ilmoittautumisajan, sillä ajankohtaa ei pysty myöhemmin muuttamaan. Mikäli työntekijä ei ehdi mukaan ilmoittautumiseen, joudut luomaan tälle työntekijälle oman ilmoittaumislinkin erikseen.
4. "Toistuva tilaus" kohdassa voit valita, että sama tilaus toistetaan joka kuukausi.
Toistuva tilaus sopii lounasedun jakamiseen, mutta muita etuja, kuten liikunta- ja kulttuurietua jaetaan harvemmin, esimerkiksi kerran vuodessa. Näitä ei merkitä toistuvaksi.
Tekemäsi toistuva tilaus näkyy kun kirjaudut palveluun. Toistuva tilaus lähtee automaattisesti heille, jotka ovat jo ilmoittautuneet etuun. Tilaajana voi lisätä uusia työntekijöitä mukaan jakamalla heille ilmoittautumislinkin vaikka sähköpostitse.
Mikäli valitset edulle toistuvuuden, sinun täytyy käydä hyväksymässä toistuva tilaus joka kuukausi. Tarkistat siis kuukausittain että tilaukselle on ilmoittautuneet oikeat ihmiset, jonka jälkeen käyt vahvistamassa kyseisen kuukauden tilauksen.
Työntekijä ilmoittautuu etuun kuukausittain. Mikäli työntekijä ei tee muutoksia, niin etu jatkuu samanlaisena. Hän myös valita vain osan työnantajan tarjoamasta edusta esim. 10 päivän lounaat. Hän voi myös valita, ettei ota sen kyseisen kuukauden lounaita ollenkaan.
💡 Työntekijöitä kannattaa ohjeistaa ottamaan vain sen verran lounasetua kuin suunnittelee tarvitsevansa, sillä vanhenevat käyttämättä jääneet lounasedut eivät palaudu yrityksen tilille.
Huom. Mikäli et halua tilaukselle automaattista toistuvuutta, jätä valinnat "ei toistoa" ja "ei jätettävää kuukautta" paikoilleen ja ohita tämä vaihe.
2. Etupakettien lisääminen tilaukselle
1. Seuraava vaihe on määritellä tilaukseenne tuleva etupaketti tai -paketit. Aloita nimeämällä ensimmäinen etupakettisi.
2. Siirry valitsemaan mitä etuja haluat etupakettiin sisällyttää. Syötä kunkin edun määrä euroissa. Edun määrä on se summa, joka ladataan jokaiselle yksittäiselle edunkäyttäjälle (esim. 100 € per henkilö).
Esimerkki: Etupaketti1 sisältää liikunta- ja kulttuurisaldoa 300e ja hierontasaldoa 100e.
4. Vaihtoehtoisten etukokonaisuuksien tarjoaminen. Voitte halutessanne tarjota samalla tilauksella työntekijöillenne vaihtoehtoisia etupaketteja.
Esimerkkejä:
- Etupakettien käyttö lounasssumman valintaan: 10 x 10,90 euron etupaketti tai 20 x 10,90 euron etupaketti
- Eri sisällöt paketteihin, kuten:
Paketti A: Liikunta- ja hierontaetu
Paketti B: Liikunta ja kulttuuri
Paketti C: Työmatka- ja hierontaetu jne.
Huom! Työntekijä voi ilmoittautuessaan valita tilaukselta vain yhden etupaketin, mikäli niitä on useita.
6. Lisätietokysymykset. Kun olet määritellyt etupaketit valmiiksi, voit halutessasi pyytää työntekijältä lisätietokysymyksiä ilmoittautumisen yhteydessä, esim. työntekijän henkilönumero, esihenkilön nimi tms. Mikäli haluat saada vastaukset valmiiksi annettuina vaihtoehtoina vapaan tekstin sijaan, erottele vaihtoehdot puolipisteellä (kts. alla oleva kuva).
7. Kun tilaus on valmis, valitse "Tallenna tiedot".
8. Tarkista tilaus huolellisesti yhteenvetosivulta, ja palaa tarvittaessa tekemään muutoksia.
Huom! Eri etupaketteja ei voi yhdistää eikä niihin voi lisätä uusia etutyyppejä myöhemmin.
3. Työntekijöiden ilmoittautuminen etuun
1. Smartum Saldossa työntekijöitä ei lisätä etutilaukselle missään vaiheessa, vaan työntekijät ilmoittautuvat itse haluamaansa etupakettiin. Tämä tapahtuu ilmoittautumislinkin kautta.
2. Sinun tulee lähettää tilauksen ilmoittautumislinkki työntekijöille. Tilauksen yhteenveto -sivulta löydät tämän ilmoittautumislinkin. Kopioi linkki itsellesi ja jaa se haluamallanne tavalla työntekijöille (esimerkiksi sähköposti tai laittamalla linkki intranetiin. Yhteenveto-sivulta löydät myös tekstin, jota voit halutessasi käyttää ohjeistussähköpostin osana.)
3. Kun linkki on jaettu työntekijöille, työntekijöillä on määrittelemäsi ilmoittautumisaika aikaa ilmoittautua mukaan etuun. Ilmoittautumisaikaa ei voi pidentää jälkikäteen.
4. Kun työntekijät ilmoittautuvat, he joko kirjautuvat olemassaolevilla Smartum-tunnuksillaan tai heidät ohjataan luomaan uusi tunnus. Luomasi etupaketit ja lisätietokysymykset näkyvät heille ilmoittautumissivullaan näin:
4. Mikäli yritykseenne tulee uusi työntekijä, hänen tietonsa saadaan mukaan tilaukselle vain ilmoittautumislinkin kautta. Löydät linkin tilauksen Yhteenveto -sivulta, josta voit kopioida ja jakaa työntekijälle.
4. Tilauksen vieminen loppuun
1. Voit seurata työntekijöiden ilmoittautumista tilauksen välilehdellä "Työntekijät". Tältä sivulta näet kaikki työntekijät, jotka ovat tehneet ilmoittautumisen edun saamista varten.
2. Kun ilmoittautumisaika päättyy (tai kun huomaat, että kaikki työntekijät ovat ilmoittautuneet), voit vielä tarvittaessa muokata etujen summia tai omavastuita joko kaikkien työntekijöiden tai yksittäisen työntekijän osalta.
3. Kun olet tarkistanut etupaketit, mahdolliset omavastuut sekä työntekijät, muista vielä joko hyväksyä tai hylätä työntekijöiden ilmoittautumiset joko yksitellen tai kaikki yhdellä kertaa kuvan painikkeista.
Lataa lista -painikkeesta voit tarvittaessa ladata itsellesi Excel-taulukon, josta näet työntekijöiden nimet, edun määrät ja mahdolliset omavastuut.
4. Tämän jälkeen Tilaa saldoa-painike aktivoituu ja sitä klikkaamalla pääset tilauksen viimeiseen vaiheeseen.
5. Lisää yrityksen laskutustiedot tälle tilaukselle.
6. Lähetämme tilauksesta ennakkolaskun automaattisesti. Kun maksusuoritus tilauksesta on kirjautunut tilillemme, etusaldo siirretään työntekijöideille
💡Aiemmin tilannut asiakas: mikäli yrityksenne saldotilille on palautunut käyttämätöntä etua, se käytetään autoamaattisesti etutyyppikohtaisesti tilauksen laskun summan pienentämiseen.
