Ennen vuoden 2025 etujen tilaamista silmäile läpi ohjeet, jotka sopivat sinun yrityksesi tilanteeseen. Vuoden 2024 puolella vahvistetut ennakkotilaukset voi merkitä vuoden 2024 kirjanpitoon.
HUOM! Tämä ohje käsittelee suurelta osin vuoden vaihteeseen päättyviä etuja ja tilaamista seuraavalle vuodelle. Jos tilaat ennakkolaskulla, edun päättymisajankohta voi olla muukin ajankohta.
Edunkäyttäjiin ei ole tulossa muutoksia vuodelle 2025
Edunkäyttäjiin täytyy tehdä muutoksia vuodelle 2025
Yrityksellä on käytössä HR-integraatio
Olen uusi Plus-käyttäjä ja teen tilausta ensimmäistä kertaa
Tieto eduista lähtee edunkäyttäjille edunjakohetkellä. Jos tilaat ennakkoon 2025 edut, ne jakautuvat käyttöön 1.1.2025 ja käyttäjät saavat eduista viestin. Jos tilaat vuodenvaihteen jälkeen, viestit lähtevät edun vahvistamisen jälkeen.
Poikkeuksena tästä on ensimmäinen ennakkolaskutilaus, jolloin edut jakautuvat käyttöön kun ennakkolaskun maksusuoritus on kirjautunut Smartumille.
Ei muutoksia edunkäyttäjiin
Jos yrityksen edunkäyttäjiin ei ole tulossa muutoksia, voit tilata edut vuodelle 2025 näin:
- Siirry Smartum edut -näkymään ja luo uusi Smartum-etu.
- Määrittele uusi etu tai edut: valitse edun verovuodeksi 2025 ja aseta Kaikki edunkäyttäjät tai yksi tai useampi ryhmä edunkäyttäjiksi "Edunkäyttäjät" -osiossa. Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu.
Muista vahvistaa tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan. Jos teet useamman kuin yhden uuden edun, voit tallentaa kaikki ja vahvistaa uudet edut yhdellä kerralla. - Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusista eduista 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos tilaat vuodenvaihteen jälkeen, edut jakautuvat kun vahvistat edun. Jos maksat edut ennakkolaskulla, huolehdithan ripeästä maksusta, jotta etujen käyttö ei esty! Sähköpostilaskun saat tunnin kuluttua tilauksen vahvistamisesta, verkkolaskun seuraavana työpäivänä.
Edunkäyttäjiin on tulossa muutoksia
Suosittelemme tilaamista etukauden päättymisen (vuodenvaihteen) jälkeen. Myös etujen ennakkotilaaminen on mahdollista, mutta edusaajien hallinnointi on tässä tapauksessa työläämpää.
Kun tilaat vuodenvaihteen jälkeen
Kun vuoden 2024 edut ovat vanhentuneet, voit huoletta lisätä ja poistaa työntekijöitä, muutokset eivät vaikuta vanhentuneisiin etuihin.
- Tee muutokset työntekijöihin ja mahdollisiin ryhmiin ensiksi
- Siirry sitten luomaan vuoden 2025 edut
Kun muutokset työntekijöihin ja ryhmiin on tehty, tilaus tehdään, kuten kohdassa Ei muutoksia edunkäyttäjiin. Tilauksen vahvistaminen vahvistaa sekä uudet edut, että edunkäyttäjiin tehdyt muutokset.
Huom! Voit luoda ja tallentaa uudet edut valmiiksi odottelemaan tammikuun alkua - ja jatkaa edunkäyttäjien muokkauksella ja tilauksen vahvistamisella, kun etukausi on päättynyt vuodenvaihteen jälkeen.
Tallennustapoja on kaksi. Jos tallennat edun luonnoksena, luonnosta ei vahvisteta tilauksen vahvistamisen yhteydessä. Avaa etu ja tallenna, näin etu on valmis tilauksen vahvistamista varten.
Voit käyttää myös Tallenna -toimintoa, jolloin voit jatkaa edunkäyttäjien muokkaamisen jälkeen suoraan vahvistamiseen.
Kun haluat tilata vuoden 2025 edut ennen vuodenvaihdetta
Kun tilaat ennen vuodenvaihdetta, edut jakautuvat käyttäjille 1.1.2025.
Kun käytät ryhmiä, poista edunkäyttäjät vuoden lopussa ja lisää uudet edunkäyttäjät omaan ryhmäänsä
Ryhmät eivät ole käytössä, mutta harkitsen ryhmien luontia
Jos tilaat etuja ennakkolaskulla, luodun edun voimassaoloaika päättyy vuoden kuluttua tilauksen vahvistushetkestä. Tämä tarkoittaa sitä, että edunkäyttäjiä muokatessa on oltava tarkkana muulloinkin kuin vuodenvaihteessa ja ryhmien käyttäminen edunkäyttäjien hallinnassa voi olla tarpeen.
Edunkäyttäjiin tehdyt muutokset vaikuttavat aina kaikkiin voimassa oleviin etuihin, joissa edunkäyttäjä on liitetty joko ryhmän tai Kaikki edunkäyttäjät -valinnan kautta. Muutokset työntekijöihin tulevat voimaan tilauksen vahvistamisen jälkeen. Ole siis tarkkana, kun teet muutoksia tilanteessa, jossa vanha etu on vielä voimassa!
Kun jaat etuja kaikille työntekijöille, poista edunkäyttäjät vuoden lopussa ja ajoita lisäykset vuodenvaihteen jälkeen
Voit luoda ja vahvistaa vuoden 2025 edut jo hyvissä ajoin kaikille työntekijöille, mutta älä lisää uusia työntekijöitä vielä! Vuoden 2024 edut ovat voimassa vuodenvaihteeseen ja jos lisäät uusia työntekijöitä, myös nämä saavat kuluvan vuoden edut käyttöön.
Vastaavasti - jos poistat työntekijöitä kesken etukauden, nämä eivät voi käyttää etujaan loppuun. Ajoita siis poisto joulukuun loppupuolelle. Muista viestiä edunkäyttäjille poistopäivä (mikäli se ei ole 31.12., jolloin etukausi päättyy), sillä edut eivät ole käytettävissä enää poiston jälkeen. Jos haluat, voit myös kertoa edunsaajille mahdollisuudesta muuttaa jäljellä oleva etu OmaLahjakortiksi, jolloin edun voimassaolo jatkuu maaliskuun loppuun saakka. Älä kuitenkaan jätä poistoa vuodenvaihteen jälkeiseen aikaan, sillä ennakkoon luotu etu jaetaan kaikille työntekijöille 1.1.2025!
Tilaaminen
- Luo uudet edut: Luo uusi työsuhde-etu, valitse verovuodeksi 2025 ja aseta "Kaikki edunkäyttäjät" edunkäyttäjiksi edunkäyttäjät-osiossa. Näin etu jakautuu edunkäyttäjille 1.1.2025 alkaen. Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu ja vahvista tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan.
- Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusien etujen jakautumisesta 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos tilaat vuodenvaihteen jälkeen, edut jakautuvat kun vahvistat edun. Jos maksat edut ennakkolaskulla, huolehdithan ripeästä maksusta, jotta etujen käyttö ei esty! Sähköpostilaskun saat tunnin kuluttua tilauksen vahvistamisesta, verkkolaskun seuraavana työpäivänä. - Lisää uudet edunkäyttäjät vuodenvaihteen jälkeen Edunkäyttäjät -näkymässä.
- Vahvista muutokset vuoden 2025 etuihin. Siirry Työsuhde-edut -näkymään, avaa vuoden 2025 -etu ja paina Vahvista muutokset -painiketta.
Näin Smartum Plus toimii: edunkäyttäjän lisääminen kun edut jaetaan kaikille työntekijöille
Lähtötilanteessa etu on jaettu kaikille edunkäyttäjille ja tiedossa on, että yksi tai useampi uusi edunkäyttäjä on lisättävä.
Voit luoda, tallentaa ja vahvistaa edun ennakkoon - ja se jakautuu vanhoille työntekijöille 1.1.2025.
Vuodenvaihteen jälkeen viime vuoden edut eivät enää ole voimassa ja voit turvallisesti lisätä uudet edunkäyttäjät! Vanhat edunkäyttäjät saavat ennakkoon luodusta edusta viestin 1.1.2025 ja uudet edunkäyttäjät kun heidät on lisätty ja muutokset etuun vahvistettu.
Kun käytät ryhmiä, poista edunkäyttäjät vuoden lopussa ja lisää uudet edunkäyttäjät omaan ryhmäänsä
Ryhmien avulla on helppo hallita myös uusia työntekijöitä ja voit lisätä uudet edunkäyttäjät ennen vuodenvaihdetta omaan ryhmäänsä. Uusi etu jaetaan sekä vanhoille ryhmille, että uusia työntekijöitä varten luodulle ryhmälle.
Jos poistat työntekijöitä kesken etukauden, nämä eivät voi käyttää etujaan loppuun. Ajoita siis poisto joulukuun loppupuolelle. Muista viestiä edunkäyttäjille poistopäivä (mikäli se ei ole 31.12., jolloin etukausi päättyy), sillä edut eivät ole käytettävissä enää poiston jälkeen. Jos haluat, voit myös kertoa edunsaajille mahdollisuudesta muuttaa jäljellä oleva etu OmaLahjakortiksi, jolloin edun voimassaolo jatkuu maaliskuun loppuun saakka. Älä kuitenkaan jätä poistoa vuodenvaihteen jälkeiseen aikaan, sillä ennakkoon luotu etu jaetaan kaikille ryhmissä oleville työntekijöille 1.1.2025!
Esimerkki: uusien työntekijöiden lisääminen omana ryhmänään, kun ryhmät ovat käytössä
Lähtötilanne on se, että olet jakanut vuoden 2024 edut yhdelle tai useammalle ryhmälle. Yhtäkään vuoden 2024 etua ei ole jaettu kaikille edunkäyttäjille. Kaikki edunkäyttäjät tarkoittaa tässä tapauksessa Smartum Plus -valintaa "Kaikki edunkäyttäjät" edun luontivaiheessa. Ryhmä voi kyllä sisältää kaikki vanhat edunkäyttäjät.
Lisää uudet edunkäyttäjät ja muodosta uusia työntekijöitä varten uusi ryhmä.
Luo sitten uudet edut ja lisää edunkäyttäjiksi sekä vanha ryhmä (tai vanhat ryhmät, jos ryhmiä on useampia) että äskettäin luomasi uusi ryhmä.
Vanhat edunkäyttäjät on siis liitetty sekä vanhaan, että uuteen etuun ja uudet edunkäyttäjät ainoastaan uuteen.
Vahvista etutilaus. Jos luot edun ennen vuodenvaihdetta, viestit eduista lähtevät kaikille työntekijöille 1.1.2025.
Uusi ryhmä uusille työntekijöille ja tilaus
Kun yrityksessänne on jo käytössä eturyhmiä, voit luoda uuden ryhmän (esim. Edut 2025) tulevia etuja varten ja lisätä siihen vuoden 2025 edunkäyttäjät. Näin varmistat, että uudet edunkäyttäjät eivät saa heille kuulumattomia, aiemmin jaettuja etuja.
- Luo uusi ryhmä: Luo uusi ryhmä vuoden 2025 etujen käyttäjille ja nimeä ryhmä esimerkiksi "Kaikki 2025". Aseta tähän ryhmään kaikki vuoden 2025 etuja saavat edunkäyttäjät. Mikäli yrityksesi tarvitsee tarkempaa ryhmittelyä, voit toistaa vuoden 2025 ryhmän luomisen kaikille eri ryhmille.
Lisää edunkäyttäjät ryhmään taulukon kolmen pisteen "lisää ryhmään" -toiminnon avulla tai yksittäisen edunkäyttäjän näkymässä ryhmät-osiossa. - Luo uudet edut: Luo uusi työsuhde-etu, valitse verovuodeksi 2025 ja aseta toivottu ryhmä edunkäyttäjiksi edunkäyttäjät-osiossa. Näin etu jakautuu edunkäyttäjille 1.1.2025 alkaen. Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu ja vahvista tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan.
- Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusien etujen jakautumisesta 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos tilaat vuodenvaihteen jälkeen, edut jakautuvat kun vahvistat edun. Jos maksat edut ennakkolaskulla, huolehdithan ripeästä maksusta, jotta etujen käyttö ei esty! Sähköpostilaskun saat tunnin kuluttua tilauksen vahvistamisesta, verkkolaskun seuraavana työpäivänä.
Ryhmät eivät ole käytössä, mutta harkitsen ryhmien luontia
Jos yrityksellä ei ole vielä käytössä eturyhmiä, voit ottaa ne käyttöön näin
- Varmista nykyisten etujen jatkuminen: Luo uusi ryhmä ja nimeä se esimerkiksi "Kaikki 2024" nykyisten etujen käyttäjille.
- Lisää kaikki edunkäyttäjät uuteen luomaasi ryhmään.
Voit lisätä edunkäyttäjät ryhmään "Edunkäyttäjät"-sivulla käyttämällä taulukon kolmen pisteen "lisää ryhmään" -toimintoa
tai yksittäisen edunkäyttäjän näkymän ryhmät-osiossa (tämä onnistuu helposti edunkäyttäjää lisätessä). - Muokkaa jokaista voimassa olevaa etua siten, että ne kohdistuvat tähän uuteen ryhmään. Varmista, että kaikki nykyiset edut on siirretty uusiin ryhmiin ennen uusien etujen luomista. Tämä estää mahdolliset sekaannukset tai puutteet etujen jakautumisessa.
- Lisää kaikki edunkäyttäjät uuteen luomaasi ryhmään.
- Luo uusi ryhmä vuoden 2025 etujen käyttäjille: Luo uusi ryhmä vuoden 2025 etujen käyttäjille ja nimeä ryhmä esimerkiksi "Kaikki 2025". Kun lisäät uusia työntekijöitä, valitse heille tämä uusi ryhmä.
Voit myös lisätä edunkäyttäjät ryhmään edunkäyttäjätaulukon kolmen pisteen "lisää ryhmään" -toiminnon avulla luonnin tai tuonnin jälkeen. - Luo uudet edut vuodelle 2025: Luo uudet edut, valitse verovuodeksi 2025. Aseta edunsaajaksi sekä vanhojen käyttäjien ryhmä, että uusien käyttäjien ryhmä. Näin uusi etu jakautuu kaikille edunkäyttäjille 1.1.2025 alkaen. VINKKI - katso myös edellisen luvun esimerkki, jos ryhmien käyttö tuntuu vaikealta hahmottaa. Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu. Muista vahvistaa tilaus "vahvista muutokset" -näkymässä, jotta tilaus astuu voimaan.
- Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaksulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusien etujen jakautumisesta 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Yrityksellä on käytössä HR-integraatio
- Luo uudet edut: Luo uusi työsuhde-etu, valitse verovuodeksi 2025 ja aseta toivottu ryhmä edunkäyttäjiksi edunkäyttäjät-osiossa. Näin etu jakautuu edunkäyttäjille 1.1.2025 alkaen.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu ja vahvista tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan.
- Saat laskun tilauksestasi: Toimitamme laskun yrityksen asetusten mukaisesti.
Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä. - Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusien etujen jakautumisesta 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos tilaat vuodenvaihteen jälkeen, edut jakautuvat kun vahvistat edun.
Olen uusi Plus-käyttäjä ja teen tilausta ensimmäistä kertaa
Kun olet tunnistautunut Plus-palveluun, pääset lähes saman tien valmistelemaan ensimmäistä etutilaustasi.
Jos olet palvelussa ensimmäistä kertaa, luo ensiksi yritys, jonne aiot jakaa etuja.
Edunjako kannattaa tehdä näin:
- Lisää ensiksi työntekijät, joille aiot jakaa etuja. Jos edunkäyttäjiä ei ole kovin paljon, voit lisätä työntekijät yksitellen tämän artikkelin ohjeiden mukaan. Jos ylläpidät etuja isolle työntekijäjoukolle, kannattaa tuoda työntekijät CSV-tiedostolla.
- Luo haluamasi edut.
Joustava etu
Lounasetu - Vahvista lopuksi etutilaus.
Punainen "Vahvista muutokset" -painike on aina aktiivinen, kun Smartum Plus -palvelussa on vahvistamattomia etuja tai vahvistamattomia muutoksia työntekijöissä. Se löytyy sivun oikeasta yläreunasta.
Vahvistusvaiheessa näet tilauksesi yhteenvedon. Se näytetään aina: uutta tilausta luodessa ja muutoksia vahvistaessa.