SmartumPlus -palvelussa voit tilata joustavaa etua, lounasetua, sekä pyöräedun. Tutustu yksityiskohtaisempiin ohjeisiin tässä artikkelissa.
Artikkelin sisältö:
Viimeksi päivitetty: 10.4.2025
Aloita tilaaminen tuomalla palveluun ne edunkäyttäjät, joille aiot jakaa etuja.
Edunkäyttäjät lisätään sivupalkin Edunkäyttäjät-näkymästä. Lisää edunkäyttäjät yksitellen painamalla "Lisää edunkäyttäjä" tai "Tuo CSV-tiedostona". Edunkäyttäjän sähköpostiosoite tai puhelinnumero riittää. Tarkemmat ohjeet edunkäyttäjien lisäämiseen, poistamiseen ja muokkaukseen löydät täältä.
Joustavan edun tilaaminen
Joustavan edun konsepti pähkinänkuoressa:
Voit jakaa työntekijöillesi joustavaa etua, joka sisältää: Liikuntaedun tai Liikunta- ja Kulttuuriedun, Työmatkaedun, Hierontaedun ja Terveysedun. Määrittelet työntekijäkohtaisen budjetin (esim. 1000 €) ja työntekijät voivat käyttää tarjotun etusumman vapaasti eri etujen välillä.
1. Siirry sivupalkin Työsuhde-edut -näkymään ja paina "Luo uusi Smartum-etu"
2. Aloita edun luominen lisäämällä joustavan edun perustiedot
- Nimeä uusi etu kohdassa Smartum edun nimi. Nimi on vain sisäinen termi kyseiselle etutilaukselle. Valitsemasi nimi ei näy edunkäyttäjille.
- Valitse verovuosi: Verovuoden valinta vaikuttaa siihen, milloin etu on voimassa ja minkä vuoden verolainsäädäntöä sen käytössä sovelletaan. Esimerkiksi vuoden 2025 edut jakautuvat käyttöön vielä vuoden 2025 aikana. Vuoden 2026 edut ovat edunkäyttäjien käytössä 1.1.2026 alkaen.
3. Valitse tarjottavat etutyypit
- Valitse etutyypit, joihin edunkäyttäjät voivat hyödyntää jaetun etusumman. Valittavana on kaikki joustavan edun etutyypit: Liikuntaetu tai Liikunta- ja Kulttuurietu, Työmatkaetu, Hierontaetu ja Terveysetu. Voit halutessasi jättää etutyyppejä pois paketista.
4. Valitse edunkäyttäjät: Valitse edunkäyttäjät, joille etu jaetaan. Voit valita "Kaikki edunkäyttäjät" tai yhden tai useamman luomasi ryhmän.
5. Aseta edun määrä per edunkäyttäjä: Kaikki etutyypit jakavat saman summan, ja SmartumPay huolehtii verorajojen noudattamisesta. Tilaus-vaiheessa palvelu kertoo sinulle etutyyppikohtaisen maksimisumman, jonka voit tarjota verovapaasti yhden verovuoden aikana.
- Jos edusta peritään työntekijän omavastuuosuus, voit asettaa omavastuuosuuden kohdassa Lisäasetukset. Edun omavastuu tarkoittaa edunkäyttäjän maksamaa osuutta edusta.
6. Tarkasta yhteenveto ja tallenna tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu.
7. Tilaus tulee vielä vahvistaa: Kun teet muutoksia palvelussa, "Vahvista tilaus" -painike aktivoituu palvelun oikeassa yläkulmassa. Kun avaat vahvistusnäkymän, näet tilauksen yksityiskohdat. Tarkasta yhteenveto ja laita raksi ruutuun kohdassa ”hyväksymällä vahvistan tilauksen”, ja paina Vahvista-painiketta. Jos luot useamman kuin yhden edun, voit tallentaa kaikki ja vahvistaa uudet edut yhdellä kertaa.
Tilauksesta toimitetaan lasku yrityksenne laskutusmallin mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Lasku tilauksesta muodostuu tunnin kuluessa tilauksen vahvistamisesta. Laskun maksuehto on 7 pv. Kun maksusuoritus on kirjautunut Smartumin tilille, työntekijänne saavat automaattisesti aktivointiviestin sähköpostilla tai tekstiviestitse ja edun käyttö voi alkaa. Luotu etu on voimassa 12 kk edun tilauspäivästä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todelliseen käyttöön perustuen. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä. Edunkäyttäjäjille ilmoitetaan uusista eduista heti tilauksen vahvistamisen jälkeen. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut palveluun, hän saa automaattisia muistutuksia edun aktivoimiseksi. Voit tilaaja-henkilönä lähetää manuaalisesti muistutusviestejä palvelusta. Muistutusviesti lähetetään Edunkäyttäjät -näkymästä, kyseisen Edunkäyttäjän kohdalta kolmesta pisteestä "Lähetä muistutusviesti".
Lounasedun tilaaminen
Smartum Plus -palvelussa voit tarjota työntekijöille kuukausittaisen lounasedun maksimiarvoltaan 21 x 13,70 € (2025). Lounasetu vapautuu automaattisesti työntekijöiden käyttöön kuukausittain. Jos lounasetua ei käytetä koko arvoltaan kuluvan kuukauden aikana, jäljellä oleva arvo ei siirry seuraavalle kuukaudelle, vaan summa ns. nollaantuu. Lounasedun tilaus on voimassa aina kyseisen kalenterivuoden loppuun. Muistathan tehdä uuden lounasetutilauksen aina vuoden alussa!
Muistathan, että edunkäyttäjät, joille aiot jakaa etuja, tulee tuoda palveluun ennen Lounasedun luontia! Jos et ole vielä lisännyt palveluun edunkäyttäjiä, siirry Edunkäyttäjät -näkymään ja lisää edunkäyttäjät painamalla "Lisää edunkäyttäjä". Lue ohjeet sujuvaan edunkäyttäjien lisäämiseen täältä.
1. Siirry sivupalkin Työsuhde-edut -näkymään ja paina "Luo uusi lounasetu"
2. Määrittele lounasetu:
- Nimeä lounasetu kohdassa Lounasedun nimi. Nimi on vain sisäinen termi kyseiselle etutilaukselle. Valitsemasi nimi ei näy edunkäyttäjille.
- Valitse verovuosi: Verovuoden valinta vaikuttaa siihen, milloin etu on voimassa ja minkä vuoden verolainsäädäntöä sen käytössä sovelletaan. Esimerkiksi vuoden 2025 edut jakautuvat käyttöön vielä vuoden 2025 aikana. Vuoden 2026 edut ovat edunkäyttäjien käytössä 1.1.2026 alkaen.
- Määrittele lounasedun arvo: Valitse lounasedun arvo per työpäivä. Vuonna 2025 lounasedun arvo voi asettua 8,60-13,70 € per päivä. Etua voi jakaa kuukaudessa maksimissaan 287,70 € (21 x 13,70 €).
- Määrittele lounasedun omavastuu: 75 % (lounasvähennys) tai 0 % (luontoisetuna palkan päälle)
- Valitse Edunkäyttäjät: Valitse edunkäyttäjät, joille etu jaetaan. Voit valita "Kaikki edunkäyttäjät" tai yhden tai useamman luomasi ryhmän.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun kaikki tiedot on täytetty, tallenna etu "Tallenna" -painikkeesta. Muista lopuksi vahvistaa tilaus "Vahvista tilaus" -painikkeesta sivun oikeasta yläkulmasta. Painike aktivoituu aina kun palvelussa on vahvistamattomia muutoksia.
Lounasetu palkan päälle vai palkan osana?
Voit tarjota lounasedun palkan päälle maksettavana lisänä tai sisällyttää sen työntekijän kokonaispalkkaan. Molemmissa vaihtoehdoissa työntekijän osuus lounasedun arvosta on 75 % tai vähintään 8,60 € jokaista työpäivän aikaista ateriaa kohden.
Jos tarjoat lounaan luontoisetuna palkan päälle, valitse 0%. Tällöin lounasetu on verotettavaa ansiotuloa edunkäyttäjän henkilökohtaisen veroprosentin mukaan. Työnantaja maksaa edun nimellisarvon (voi vähentää verotuksessa) ja edunkäyttäjä maksaa ainoastaan verot. Eli tämä käsitellään ennakonpidätyksen yhteydessä ja palkkakirjanpidossa palkkana 75% mukaan. Palkanlisänä maksettu luontoisetu kartuttaa edunkäyttäjän eläkettä.
Jos tarjoat lounaan lounasvähennyksenä valitse 75%. Tällöin työnantaja pidättää suoraan työntekijän nettopalkasta lounasedun verotusarvon 75%. Työnantaja maksaa nimellisarvon ja verotusarvon erotuksen (voi vähentää verotuksessa) ja työntekijä maksaa tällöin verotusarvon 75%. Edunkäyttäjän omavastuu voidaan periä myös OmaLompakon avulla. OmaLompakkolla edunkäyttäjä lataa rahaa omavastuuosuuden kattamiseksi, jolloin palkasta pidätystä ei tehdä.
Pyöräedun tilaaminen
Pyöräetu luodaan ja jaetaan Smartum Plus -palvelusta, mutta sen käyttöönottoon vaaditaan erillinen pyöräetusopimus. Kun pyöräetusopimus on tehty ja yrityksenne on saanut myönteisen luototuspäätöksen, avaamme teille pyöräedun luomisen mahdollisuuden Plus -palvelussa.
Tarkistathan ensimmäisenä, että edunkäyttäjät on tuotu palveluun ja tarvittaessa pyöräetua varten on tehty oma edunkäyttäjäryhmä.
1. Siirry sivupalkin Työsuhde-edut -näkymään ja paina "Luo uusi pyöräetu"
2. Nimeä pyöräetu kohdassa Pyöräedun nimi
4. Määritä vuokra-ajan enimmäispituus, kk: Palvelun vuokra-ajan enimmäispituus on 60 kk.
5. Määritä edun huomiointi palkassa (0% = etu vähennetään palkasta, 100% = etu lisätään palkan päälle)
6. Valitse Edunkäyttäjät: Valitse edunkäyttäjät, joille etu jaetaan. Voit valita "Kaikki edunkäyttäjät" tai yhden tai useamman luomasi ryhmän. Ryhmä luodaan sivupalkin Ryhmät -näkymästä.
7. Tallenna etu
8. Tilaus tulee vielä vahvistaa: "Vahvista tilaus" -painike aktivoituu palvelun oikeassa yläkulmassa. Kun avaat vahvistusnäkymän, näet tilauksen yksityiskohdat. Tarkasta yhteenveto ja laita raksi ruutuun kohdassa ”hyväksymällä vahvistan tilauksen”, ja paina Vahvista-painiketta.
Tilauksen vahvistamisen jälkeen edunkäyttäjät saavat aktivointiviestin sähköpostilla ja edun aktivoinnin jälkeen voidaankin jo lähteä pyöräkaupoille.
Edun jakaminen useassa erässä
Jotkut työnantajat jakavat vuoden etusumman useassa erässä. Jos käytätte tätä tapaa, alla ohjeet edun jakamiseen useammassa kuin yhdessä erässä. Hallinnoinnin näkökulmasta etu on kuitenkin helpointa jakaa kokonaan yhdellä kertaa.
Jos etu jaetaan useammassa kuin yhdessä erässä, teidän tulisi nostaa jo luodun edun määrää haluamallanne summalla. Näin edun määrä suurenee eikä edunkäyttäjän Smartum-tilille ilmesty täysin uutta etua. Tämä on ehdottomasti käyttäjäystävällisempi tapa.
Esimerkki:
Yrityksellänne on käytäntönä jakaa Joustavaa etua yhteensä 400 € / hlö / verovuosi. Etu jaetaan kahdessa erässä. Suosittelemme toimimaan seuraavalla tavalla:
- Luo uusi Smartum-etu tammikuussa sivupalkin "Työsuhde-edut" näkymästä (seuraa tässä artikkelissa yllämainittuja ohjeita). Määrittele edun määräksi 200 € (ensimmäinen erä koko vuoden edusta).
Kun toisen erän edunjako tulee ajankohtaiseksi:
- Älä luo uutta etua vaan avaa tammikuussa luotu Smartum-etu sivupalkin "Työsuhde-edut" näkymästä. Tarkista edun nimi ja edun aktiivisuus (edelleen voimassa)
- Nosta edun määrä 200 eurosta 400 euroon.
- Tallenna etu ja vahvista muutokset.
Kun muutokset on vahvistettu, 200 euron lisäetu jakaantuu automaattisesti työntekijöille. Uusi tilin saldo on näkyvillä SmartumPay -sovelluksessa.
Vuoden vaihteen etutilaus
Uuden etutilauksen tekeminen on aina helpointa silloin kun edellinen etukausi on päättynyt ja palvelussa ei ole enää aktiivisia etuja. Tällöin vältyt tahattomilta virheiltä liittyen voimassaoleviin etuihin.
Smartum Plus Lounasetu päättyy aina vuodenvaihteessa, samoin myös Joustava etu, mikäli tilaat jälkilaskulla. Jos tilaat etuja ennakkolaskulla, joustavan edun päättymisajankohta on 12 kk etutilauksen vahvistamisesta ja voi tällöin olla muukin ajankohta kuin vuodenvaihde. Lue lisää Smartum-etujen voimassaolosta täältä.
Jos edunkäyttäjiin ei ole tulossa muutoksia
Luo uusi etu sivupalkin "Työsuhde-edut" -näkymästä " > "Luo uusi Smartum-etu". Voit kerrata ohjeet yllä.
Toimi näin kun edunkäyttäjiin on tulossa muutoksia
Kun edelliset etukauden edut ovat päättyneet, voit huoletta lisätä ja poistaa edunkäyttäjiä palvelusta. Muutokset eivät vaikuta päättyneisiin etuihin. Jos sinulla on eri aikoihin päättyviä etuja, kannattaa käyttää ryhmiä työntekijöiden hallinnointiin.
- Tee muutokset edunkäyttäjiin ja mahdollisiin ryhmiin ihan ensimmäisenä.
Ohjeet edunkäyttäjien lisäämiseen, poistamiseen ja muokkaamiseen.
Isoja työntekijämääriä kannattaa hallinnoida CSV-tiedostolla.
Ohjeet edunkäyttäjien hallinnointiin CSV-tiedostolla.
Näin käytät ryhmiä ja etuprosentteja.
Jos yrityksellänne on käytössä HR-integraatio
Rajapinta lukee päivittäin ajankohtaisen työntekijätiedon HR-järjestelmästänne, joten ette voi päivittää edunkäyttäjätietoja manuaalisesti. Ainoaksi tehtäväksenne jää luoda uusi etu / uudet edut aina kun edellinen etukausi on päättynyt. Lue lisää HR-integraatiosta täältä.