Etujen tilaaminen pähkinänkuoressa: tee mahdolliset muutokset edunsaajiin, luo ja tallenna uudet edut ja vahvista etutilaus. Tutustu yksityiskohtaisempiin ohjeisiin tässä artikkelissa.
Uuden tilauksen tekeminen on aina helpointa, kun edellinen etukausi on päättynyt. Smartum Plus lounasetu päättyy aina vuodenvaihteessa, samoin myös joustava etu, mikäli tilaat jälkilaskulla. Jos tilaat ennakkolaskulla, joustavan edun päättymisajankohta voi olla muukin ajankohta.
Näin tilaat kun...
Edunkäyttäjiin ei ole tulossa muutoksia
Edunkäyttäjiin täytyy tehdä muutoksia
Yrityksellä on käytössä HR-integraatio
Olen uusi Plus-käyttäjä ja teen tilausta ensimmäistä kertaa
Lounasedun tilaus on voimassa aina kuluvan kalenterivuoden loppuun. Muistathan siis tehdä uuden lounastilauksen vuoden alussa! Lounasetu päättyy vuoden vaihteessa myös ennakkolaskuasiakkailla!
Jos olet luonut eduista luonnokset vuoden 2024 puolella, muista tallentaa edut ja vahvistaa tilauksesi kun olet tehnyt muutokset työntekijöihin.
Ei muutoksia edunkäyttäjiin
Jos yrityksen edunkäyttäjiin ei ole tulossa muutoksia, voit tilata edut näin:
- Siirry Työsuhde-edut -näkymään ja luo uusi Smartum-etu (joustava etu) tai lounasetu.
Luo uusi Smartum-etu antaa sinulle joustavan edun määrittelynäkymän
Vieritä näyttöä alaspäin ja pääset lisäämään uuden lounasedun. - Määrittele uusi etu tai edut ja aseta Kaikki edunkäyttäjät tai yksi tai useampi olemassaoleva ryhmä edunkäyttäjiksi "Edunkäyttäjät" -osiossa.
Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä. - Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu.
Muista vahvistaa tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan. Jos teet useamman kuin yhden uuden edun, voit tallentaa kaikki ja vahvistaa uudet edut yhdellä kerralla.
Kun olet luonut uuden edun tai muokannut etua tai päivittänyt edunkäyttäjiä, muutokset täytyy tallentaa ja vahvistaa. Vahvista muutokset -painike muuttuu aktiiviseksi, kun sovelluksessa on uusia tai muokattuja etuja.
Vahvistamisen toisessa vaiheessa voit vielä tarkastaa edut. Kun kaikki on kunnossa, merkitse yhteenveto tarkastetuksi ja vahvista muutokset. - Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille:
Edunkäyttäjille ilmoitetaan uusista eduista heti kun vahvistat etutilauksen. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos olet ennakkolaskuasiakas ja tilaat ensimmäistä kertaa, ilmoitukset edunkäyttäjille lähtevät kun maksusuoritus on kirjautunut Smartumille. Jos olet maksanut ennakkolaskulla aikaisemmin, eduista ilmoitetaan saman tien, mutta huolehdithan ripeästä maksusta, jotta etujen käyttö ei esty! Sähköpostilaskun saat tunnin kuluttua tilauksen vahvistamisesta, verkkolaskun seuraavana työpäivänä.
Edunkäyttäjiin on tulossa muutoksia
Kun edelliset edut ovat päättyneet, voit huoletta lisätä ja poistaa työntekijöitä, muutokset eivät vaikuta päättyneisiin etuihin. Jos sinulla on eri aikoihin päättyviä etuja, kannattaa käyttää ryhmiä työntekijöiden hallinnointiin.
- Tee muutokset työntekijöihin ja mahdollisiin ryhmiin ensiksi.
Jos muutoksia ei ole kovin paljon, ne voi tehdä helposti käyttöliittymässä:
Ohjeet työntekijöiden lisäämiseen, poistamiseen ja muokkaamiseen.
Isoja työntekijämääriä kannattaa hallinnoida CSV-tiedostolla.
Ohjeet työntekijöiden CSV-hallinnointiin täällä.
Näin käytät ryhmiä ja etuprosentteja. - Siirry Smartum edut -näkymään ja luo uusi Smartum-etu tai uusi lounasetu. Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä
Luo uusi Smartum-etu antaa sinulle joustavan edun määrittelynäkymän
Vieritä näyttöä alaspäin ja pääset lisäämään uuden lounasedun. - Määrittele uusi etu tai edut ja aseta Kaikki edunkäyttäjät tai yksi tai useampi ryhmä edunkäyttäjiksi "Edunkäyttäjät" -osiossa. Lisätietoja joustavan ja lounasedun määrityksistä saat täältä.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu.
Muista vahvistaa tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan. Jos teet useamman kuin yhden uuden edun, voit tallentaa kaikki ja vahvistaa uudet edut yhdellä kerralla.
Kun olet luonut uuden edun tai muokannut etua tai päivittänyt edunkäyttäjiä, muutokset täytyy tallentaa ja vahvistaa. Vahvista muutokset -painike muuttuu aktiiviseksi, kun sovelluksessa on uusia tai muokattuja etuja.
Vahvistamisen toisessa vaiheessa voit vielä tarkastaa edut. Kun kaikki on kunnossa, merkitse yhteenveto tarkastetuksi ja vahvista muutokset. - Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille:
Edunkäyttäjille ilmoitetaan uusista eduista heti kun vahvistat etutilauksen. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos olet ennakkolaskuasiakas ja tilaat ensimmäistä kertaa, ilmoitukset edunkäyttäjille lähtevät kun maksusuoritus on kirjautunut Smartumille. Jos olet maksanut ennakkolaskulla aikaisemmin, eduista ilmoitetaan saman tien, mutta huolehdithan ripeästä maksusta, jotta etujen käyttö ei esty! Sähköpostilaskun saat tunnin kuluttua tilauksen vahvistamisesta, verkkolaskun seuraavana työpäivänä.
Tilauksen vahvistaminen vahvistaa sekä uudet edut, että edunkäyttäjiin tehdyt muutokset.
Yrityksellä on käytössä HR-integraatio
- Luo uudet edut: Luo uusi työsuhde-etu (joustava Smartum-etu tai lounas) ja aseta toivottu ryhmä edunkäyttäjiksi edunkäyttäjät-osiossa. Lisätietoja joustavan ja lounasedun määrityksistä saat täältä.
Luo uusi Smartum-etu antaa sinulle joustavan edun määrittelynäkymän
Vieritä näyttöä alaspäin ja pääset lisäämään uuden lounasedun. - Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu ja vahvista tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan.
Kun olet luonut uuden edun tai muokannut etua tai päivittänyt edunkäyttäjiä, muutokset täytyy tallentaa ja vahvistaa. Vahvista muutokset -painike muuttuu aktiiviseksi, kun sovelluksessa on uusia tai muokattuja etuja.
Vahvistamisen toisessa vaiheessa voit vielä tarkastaa edut. Kun kaikki on kunnossa, merkitse yhteenveto tarkastetuksi ja vahvista muutokset. - Saat laskun tilauksestasi: Toimitamme laskun yrityksen asetusten mukaisesti.
Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä. - Ilmoitus edunkäyttäjille: Kun tilaat vuodenvaihteen jälkeen, edut jakautuvat kun vahvistat etutilauksen. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Olen uusi Plus-käyttäjä ja teen tilausta ensimmäistä kertaa
Kun olet tunnistautunut Plus-palveluun, pääset lähes saman tien valmistelemaan ensimmäistä etutilaustasi.
Jos olet palvelussa ensimmäistä kertaa, luo ensiksi yritys, jonne aiot jakaa etuja.
Edunjako kannattaa tehdä näin:
- Lisää ensiksi työntekijät, joille aiot jakaa etuja. Jos edunkäyttäjiä ei ole kovin paljon, voit
lisätä työntekijät yksitellen tämän artikkelin ohjeiden mukaan.
Jos ylläpidät etuja isolle työntekijäjoukolle,
kannattaa tuoda työntekijät CSV-tiedostolla. - Luo haluamasi edut.
Joustava etu
Lounasetu - Vahvista lopuksi etutilaus.
Kun olet luonut uuden edun tai muokannut etua tai päivittänyt edunkäyttäjiä, muutokset täytyy tallentaa ja vahvistaa. Vahvista muutokset -painike muuttuu aktiiviseksi, kun sovelluksessa on uusia tai muokattuja etuja.
Vahvistamisen toisessa vaiheessa voit vielä tarkastaa edut. Kun kaikki on kunnossa, merkitse yhteenveto tarkastetuksi ja vahvista muutokset.
Vahvistusvaiheessa näet tilauksesi yhteenvedon. Se näytetään aina: uutta tilausta luodessa ja muutoksia vahvistaessa.