Ennen vuoden 2025 etujen tilaamista silmäile läpi ohjeet, jotka sopivat sinun yrityksesi tilanteeseen.
Edunkäyttäjiin ei ole tulossa muutoksia vuodelle 2025
Edunkäyttäjiin täytyy tehdä muutoksia vuodelle 2025
Yrityksellä on käytössä HR-integraatio
Ei muutoksia edunkäyttäjiin
Jos yrityksen edunkäyttäjiin ei ole tulossa muutoksia, voit tilata edut vuodelle 2025 näin:
- Siirry työsuhde-edut -näkymään ja luo uusi työsuhde-etu.
- Määrittele uusi etu: valitse edun verovuodeksi 2025 ja aseta Kaikki työntekijät tai yksi tai useampi ryhmä edunkäyttäjiksi "Edunkäyttäjät" -osiossa. Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu.
Muista vahvistaa tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan. Jos teet useamman kuin yhden uuden edun, voit tallentaa kaikki ja vahvistaa uudet edut yhdellä kerralla. - Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusien etujen jakautumisesta 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos tilaat vuodenvaihteen jälkeen, edut jakautuvat kun vahvistat edun. Jos maksat edut ennakkolaskulla, huolehdithan ripeästä maksusta, jotta etujen käyttö ei esty! Sähköpostilaskun saat tunnin kuluttua tilauksen vahvistamisesta, verkkolaskun seuraavana työpäivänä.
Edunkäyttäjiin on tulossa muutoksia
Kun haluat tilata vuoden 2025 edut ennen vuodenvaihdetta
Kun tilaat ennen vuodenvaihdetta, edut jakautuvat käyttäjille 1.1.2025.
Kun käytät ryhmiä, poista työntekijät vuoden lopussa ja lisää uudet työntekijät omaan ryhmäänsä
Ryhmät eivät ole käytössä, mutta harkitsen ryhmien luontia
Kun tilaat vuodenvaihteen jälkeen
Vuoden 2024 edut ovat vanhentuneet, joten voit huoletta lisätä ja poistaa työntekijöitä, muutokset eivät vaikuta vanhentuneisiin etuihin. Tee muutokset työntekijöihin ja mahdollisiin ryhmiin ensiksi, siirry sitten luomaan vuoden 2025 edut.
Kun muutokset työntekijöihin ja ryhmiin on tehty, tilaus tehdään, kuten kohdassa Ei muutoksia edunkäyttäjiin. Tilauksen vahvistaminen vahvistaa sekä uudet edut, että edunkäyttäjiin tehdyt muutokset.
Jos tilaat etuja ennakkolaskulla, luodun edun voimassaoloaika päättyy vuoden kuluttua tilauksen vahvistushetkestä. Tämä tarkoittaa sitä, että edunkäyttäjiä muokatessa on oltava tarkkana muulloinkin kuin vuodenvaihteessa ja ryhmien käyttäminen edunkäyttäjien hallinnassa voi olla tarpeen. Edunkäyttäjiin tehdyt muutokset vaikuttavat aina kaikkiin voimassa oleviin etuihin, joihin edunkäyttäjä on liitetty (ryhmän tai Kaikki työntekijät -valinnan kautta). Muutokset työntekijöihin tulevat voimaan tilauksen vahvistamisen jälkeen.
Kun jaat etuja kaikille työntekijöille, poista työntekijät vuoden lopussa ja ajoita lisäykset vuodenvaihteen jälkeen
Voit luoda ja vahvistaa vuoden 2025 edut jo hyvissä ajoin kaikille työntekijöille, mutta älä lisää uusia työntekijöitä vielä! Vuoden 2024 edut ovat voimassa vuodenvaihteeseen ja jos lisäät uusia työntekijöitä, myös nämä saavat kuluvan vuoden edut käyttöön.
Vastaavasti - jos poistat työntekijöitä kesken etukauden, nämä eivät voi käyttää etujaan loppuun. Ajoita siis poisto joulukuun loppupuolelle. Älä kuitenkaan jätä poistoa vuodenvaihteen jälkeiseen aikaan, sillä ennakkoon luotu etu jaetaan kaikille työntekijöille 1.1.2025!
Tilaaminen
- Luo uudet edut: Luo uusi työsuhde-etu, valitse verovuodeksi 2025 ja aseta Kaikki työntekijät edunkäyttäjiksi edunkäyttäjät-osiossa. Näin etu jakautuu edunkäyttäjille 1.1.2025 alkaen. Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu ja vahvista tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan.
- Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusien etujen jakautumisesta 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos tilaat vuodenvaihteen jälkeen, edut jakautuvat kun vahvistat edun. Jos maksat edut ennakkolaskulla, huolehdithan ripeästä maksusta, jotta etujen käyttö ei esty! Sähköpostilaskun saat tunnin kuluttua tilauksen vahvistamisesta, verkkolaskun seuraavana työpäivänä. - Lisää uudet työntekijät vuodenvaihteen jälkeen Edunkäyttäjät -näkymässä.
- Vahvista muutokset vuoden 2025 etuihin. Siirry Työsuhde-edut -näkymään, avaa vuoden 2025 -etu ja paina Vahvista muutokset -painiketta.
Näin Smartum Plus toimii: työntekijän lisääminen kun edut jaetaan kaikille työntekijöille
Lähtötilanteessa etu on jaettu kaikille työntekijöille ja tiedossa on, että yksi tai useampi uusi työntekijä on lisättävä.
Voit luoda, tallentaa ja vahvistaa edun ennakkoon - ja se jakautuu vanhoille työntekijöille 1.1.2025.
Vuodenvaihteen jälkeen viime vuoden edut eivät enää ole voimassa ja voit turvallisesti lisätä uudet työntekijät! Vanhat työntekijät saavat ennakkoon luodusta edusta viestin 1.1.2025 ja uudet työntekijät kun heidät on lisätty ja muutokset etuun vahvistettu.
Kun käytät ryhmiä, poista työntekijät vuoden lopussa ja lisää uudet työntekijät omaan ryhmäänsä
Ryhmien avulla on helppo hallita myös uusia työntekijöitä ja voit lisätä uudet työntekijät ennen vuodenvaihdetta omaan ryhmäänsä. Uusi etu jaetaan sekä vanhoille ryhmille, että uusia työntekijöitä varten luodulle ryhmälle.
Jos poistat työntekijöitä kesken etukauden, nämä eivät voi käyttää etujaan loppuun. Ajoita siis poisto joulukuun loppupuolelle. Älä kuitenkaan jätä poistoa vuodenvaihteen jälkeiseen aikaan, sillä ennakkoon luotu etu jaetaan kaikille ryhmissä oleville työntekijöille 1.1.2025!
Esimerkki: uusien työntekijöiden lisääminen omana ryhmänään, kun ryhmät ovat käytössä
Lähtötilanne on se, että olet jakanut vuoden 2024 edut yhdelle tai useammalle ryhmälle. Yhtäkään vuoden 2024 etua ei ole jaettu kaikille työntekijöille. Kaikki työntekijät tarkoittaa tässä tapauksessa Smartum Plus -valintaa "Kaikki työntekijät" edun luontivaiheessa. Ryhmä voi kyllä sisältää kaikki vanhat työntekijät.
Lisää uudet työntekijät ja muodosta uusia työntekijöitä varten uusi ryhmä.
Luo sitten uudet edut ja lisää edunkäyttäjiksi sekä vanha ryhmä (tai vanhat ryhmät, jos ryhmiä on useampia) että äskettäin luomasi uusi ryhmä.
Vanhat työntekijät on siis liitetty sekä vanhaan, että uuteen etuun ja uudet työntekijät ainoastaan uuteen.
Vahvista etutilaus. Jos luot edun ennen vuodenvaihdetta, viestit eduista lähtevät kaikille työntekijöille 1.1.2025.
Uusi ryhmä uusille työntekijöille ja tilaus
Kun yrityksessänne on jo käytössä eturyhmiä, voit luoda uuden ryhmän (esim. Edut 2025) tulevia etuja varten ja lisätä siihen vuoden 2025 edunkäyttäjät. Näin varmistat, että uudet edunkäyttäjät eivät saa heille kuulumattomia, aiemmin jaettuja etuja.
- Luo uusi ryhmä: Luo uusi ryhmä vuoden 2025 etujen käyttäjille ja nimeä ryhmä esimerkiksi "Kaikki 2025". Aseta tähän ryhmään kaikki vuoden 2025 etuja saavat edunkäyttäjät. Mikäli yrityksesi tarvitsee tarkempaa ryhmittelyä, voit toistaa vuoden 2025 ryhmän luomisen kaikille eri ryhmille.
Lisää edunkäyttäjät ryhmään taulukon kolmen pisteen "lisää ryhmään" -toiminnon avulla tai yksittäisen edunkäyttäjän näkymässä ryhmät-osiossa. - Luo uudet edut: Luo uusi työsuhde-etu, valitse verovuodeksi 2025 ja aseta toivottu ryhmä edunkäyttäjiksi edunkäyttäjät-osiossa. Näin etu jakautuu edunkäyttäjille 1.1.2025 alkaen. Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu ja vahvista tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan.
- Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaskulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusien etujen jakautumisesta 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos tilaat vuodenvaihteen jälkeen, edut jakautuvat kun vahvistat edun. Jos maksat edut ennakkolaskulla, huolehdithan ripeästä maksusta, jotta etujen käyttö ei esty! Sähköpostilaskun saat tunnin kuluttua tilauksen vahvistamisesta, verkkolaskun seuraavana työpäivänä.
Ryhmät eivät ole käytössä, mutta harkitsen ryhmien luontia
Jos yrityksellä ei ole vielä käytössä eturyhmiä, voit ottaa ne käyttöön näin
- Varmista nykyisten etujen jatkuminen: Luo uusi ryhmä ja nimeä se esimerkiksi "Kaikki 2024" nykyisten etujen käyttäjille.
- Lisää kaikki edunkäyttäjät uuteen luomaasi ryhmään.
Voit lisätä edunkäyttäjät ryhmään "Edunkäyttäjät"-sivulla käyttämällä taulukon kolmen pisteen "lisää ryhmään" -toimintoa
tai yksittäisen edunkäyttäjän näkymän ryhmät-osiossa (tämä onnistuu helposti edunkäyttäjää lisätessä). - Muokkaa jokaista voimassa olevaa etua siten, että ne kohdistuvat tähän uuteen ryhmään. Varmista, että kaikki nykyiset edut on siirretty uusiin ryhmiin ennen uusien etujen luomista. Tämä estää mahdolliset sekaannukset tai puutteet etujen jakautumisessa.
- Lisää kaikki edunkäyttäjät uuteen luomaasi ryhmään.
- Luo uusi ryhmä vuoden 2025 etujen käyttäjille: Luo uusi ryhmä vuoden 2025 etujen käyttäjille ja nimeä ryhmä esimerkiksi "Kaikki 2025". Kun lisäät uusia työntekijöitä, valitse heille tämä uusi ryhmä.
Voit myös lisätä edunkäyttäjät ryhmään edunkäyttäjätaulukon kolmen pisteen "lisää ryhmään" -toiminnon avulla luonnin tai tuonnin jälkeen. - Luo uudet edut vuodelle 2025: Luo uudet edut, valitse verovuodeksi 2025. Aseta edunsaajaksi sekä vanhojen käyttäjien ryhmä, että uusien käyttäjien ryhmä. Näin uusi etu jakautuu kaikille edunkäyttäjille 1.1.2025 alkaen. VINKKI - katso myös edellisen luvun esimerkki, jos ryhmien käyttö tuntuu vaikealta hahmottaa. Lisätietoja joustavan ja lounasedun luonnista saat täältä.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu. Muista vahvistaa tilaus "vahvista muutokset" -näkymässä, jotta tilaus astuu voimaan.
- Saat laskun tilauksestasi: toimitamme laskun oman laskutusmallisi mukaisesti:
- Ennakkolaksulliset: Saat laskun tilauksestasi tilauksen vahvistamisen jälkeen. Maksu tulee suorittaa viimeistään yksi (1) viikko ennen jakautumispäivää. Etujen käyttö voi estyä, mikäli yrityksen maksukate ei riitä.
- Jälkilaskutteiset: Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä.
- Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusien etujen jakautumisesta 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Yrityksellä on käytössä HR-integraatio
- Luo uudet edut: Luo uusi työsuhde-etu, valitse verovuodeksi 2025 ja aseta toivottu ryhmä edunkäyttäjiksi edunkäyttäjät-osiossa. Näin etu jakautuu edunkäyttäjille 1.1.2025 alkaen.
- Tallenna ja vahvista tilaus: Kun olet valmis, tallenna työsuhde-etu ja vahvista tilaus "Vahvista muutokset" -näkymässä, jotta muutokset astuvat voimaan.
- Saat laskun tilauksestasi: Toimitamme laskun yrityksen asetusten mukaisesti.
Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen edellisen kuukauden todellisen käytön perusteella. Lasku muodostetaan joka kuun 1. päivänä. - Ilmoitus edunkäyttäjille: Jos tilaat vuoden 2025 edut ennakkoon, edunkäyttäjille ilmoitetaan uusien etujen jakautumisesta 1.1.2025. Mikäli edunkäyttäjä ei ole vielä tunnistautunut ja aktivoinut työsuhde-etujaan, hän saa muistutuksen.
Jos tilaat vuodenvaihteen jälkeen, edut jakautuvat kun vahvistat edun.