Kansallinen Tulorekisteri ja Smartumin tarjoamat henkilöstöedut

Mikä on tulorekisteri?
Tulorekisteri on kansallinen sähköinen tietokanta tulotiedoille. Sitä ylläpitää Verohallinnon Tulorekisteriyksikkö. Tulorekisteri helpottaa palkkojen ilmoittamista eri viranomaisille. 1.1.2019 alkaen työnantajan ei enää tarvitse ilmoittaa samaa palkkatietoa jokaiselle taholle erikseen, vaan työnantajat ilmoittavat maksamansa palkat sähköisesti yhteen paikkaan: tulorekisteriin.

Työnantajien tai muiden suorituksen maksajien on ilmoitettava tiedot tulorekisteriin 1.1.2019 jälkeen maksetuista ansiotuloista. Muita suorituksen maksajia ovat esimerkiksi yhdistykset, säätiöt, yhtymät ja asunto-osakeyhtiöt. Tulorekisteri korvaa palkkojen vuosi-ilmoitukset, jotka nykyisin annetaan Verohallinnolle, työeläkelaitoksille, Työllisyysrahastolle ja työtapaturmavakuuttajille.

Tulorekisteri helpottaa niin työnantajan, työntekijän kuin tietojen käsittelijätahojen toimintaa, sillä kaikki olennainen on koottu yhteen tietokantaan, ja tietojen käsittelijät voivat käydä noutamassa tarvitsemansa tiedot omaan käyttöönsä tarkkaan asetettujen rajoitusten puitteissa. Työntekijän näkökulmasta etuuksien nopea yhteenveto on mahdollinen, koska kaikki työnantajan maksut ovat saatavilla turvallisen kirjautumisen jälkeen.

Mitä tietoja tulorekisteriin pitää ilmoittaa?
1.1.2019 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatiedot. Tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja ovat tehdystä työstä maksetut palkat, luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset sekä muut ansiotulot. Myös verovapaat ja veronalaiset kustannusten korvaukset ilmoitetaan tulorekisteriin. Euromääräistä alarajaa ei ole. Ilmoitusvelvollisuus koskee myös Smartumin etuja, kuten esimerkiksi lounas-, työmatka-, liikunta- sekä liikunta- ja kulttuurietua.

1.1.2020 alkaen tulorekisteriin ilmoitetaan myös eläke- ja etuustiedot.

Ketkä käyttävät Tulorekisteriin toimitettavia tietoja?
Vuodesta 2019 alkaen tulorekisterin tietoja hyödyntävät Verohallinto, Kansaneläkelaitos, Työllisyysrahasto, Työeläkerahasto ja Eläketurvakeskus. Vuonna 2020 mukaan tulevat mm. Työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonala, Tilastokeskus, Työllisyysrahasto, vahinkovakuuttajat, työttömyyskassat ja työsuojeluviranomainen.

Miten ilmoitan tiedot tulorekisteriin?
Alla on esimerkkejä tulolajeista, joilla yrityksesi voi ilmoittaa etuuden maksutiedot tulorekisteriin. Ilmoitusvelvollisuus koskee niin sähköisiä- kuin setelituotteita, ja maksutiedot tulee ilmoittaa tulorekisteriin viiden päivän sisällä siitä, kun etuus on ollut käytettävissä työntekijällä. Yrityksen tulee tarkistaa allekirjoitusoikeudet, valtuudet sekä tapa, jolla tietoja ilmoitetaan eteenpäin tulorekisteriin.

Konsultoithan omaa palkkahallintoasi tai Tulorekisterin asiakaspalvelua yrityksellesi sopivimmasta ilmoitustavasta sekä tulolajista. Smartumin esimerkit toimivat suuntaa-antavina ohjeina.

Yksityiskohtaiset ohjeet eri tulolajien ilmoittamisesta löydät osoitteesta www.tulorekisteri.fi

Lounasedun ilmoittaminen

Ravintoetu on luontoisetu, joka syntyy, kun työnantaja tarjoaa työntekijälleen aterian. Työnantaja voi tukea ruokailukustannuksia ruokailulipukkeella tai muulla kohdennetulla maksuvälineellä taikka järjestämällä työpaikkaruokailun.

Ilmoitus ravintoedusta tulee tehdä vähintään tulolajilla 317 Muu luontoisetu. Muu luontoisetu -tulolajin yhteydessä on ilmoitettava, mitä luontoisetuja maksettu summa sisältää.

Jos työnantaja perii työntekijältä ravintoedusta sen verotusarvoa vastaavan korvauksen, Tulorekisteri-ilmoituksessa käytetään tulolajia 334 Ravintoetu ja tietoa: Ravintoedusta peritty korvaus vastaa verotusarvoa: Kyllä. Ravintoedun verotusarvoksi ilmoitetaan tällöin 0 euroa (tulolajilla Ravintoetu).

Liikunta- sekä liikunta- ja kulttuuriedun ilmoittaminen

Liikunta- sekä liikunta- ja kulttuurietua ei tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin, jos summa on enintään 400 €/hlö/vuosi, etu on myönnetty kollektiivisesti koko henkilökunnalle ja summasta ei peritä omavastuuta. Jos omavastuu peritään, niin omavastuuosuus ilmoitetaan tulolajilla 408 Nettopalkasta vähennettävä muu erä.

Jos summa ylittää 400 €/hlö/vuosi, ylimenevä osuus ilmoitetaan tulolajilla 315 Muu henkilöstölle suunnattu veronalainen etu ja omavastuuosuus ilmoitetaan tulolajilla 408 Nettopalkasta vähennettävä muu erä.

Työmatkaedun ilmoittaminen

Osa työsuhdematkalipun arvosta on verovapaata ja osa veronalaista. Veronalainen osuus on luontoisetua, ja se katsotaan palkaksi. Työsuhdematkalippu on verovapaata tuloa 300 euroon asti. Lisäksi matkalippu on verovapaata tuloa 750 euron ylittävältä osalta 3 400 euroon asti. Työnantajan on aina ilmoitettava työsuhdematkalippuetu tulorekisteriin siinäkin tapauksessa, että verotettavaa etua ei ole.

Työnantaja ilmoittaa työntekijälleen kustantamansa julkisen liikenteen henkilökohtaisen lipun verovapaan osan tulolajilla 341 Työsuhdematkalipun verovapaa osuus. Palkaksi katsottavan osuuden työnantaja ilmoittaa tulolajilla 342 Työsuhdematkalipun palkaksi katsottu osuus. Tiedot on eriteltävä, koska ne vaikuttavat määrään, jonka työntekijä voi vähentää verotuksessa kodin ja työpaikan välisten matkojen perusteella.

Työsuhdematkalippuetu ilmoitetaan sen palkanmaksukauden tulona, jona etu on käsitelty työntekijän palkanlaskennassa. Jos verovapaata työsuhdematkalippuetua ei käsitellä palkanlaskentajärjestelmässä lainkaan, voi verovapaan työsuhdematkalippuedun ilmoittaa vain kerran vuodessa. Suosituksena kuitenkin on, että etu ilmoitetaan sen kuukauden ilmoituksella, jonka aikana se annetaan.

Konsultoithan omaa palkkahallintoasi tai Tulorekisterin asiakaspalvelua yrityksellesi sopivimmasta ilmoitustavasta sekä tulolajista. Smartumin esimerkit toimivat suuntaa-antavina ohjeina.

Yksityiskohtaiset ohjeet eri tulolajien ilmoittamisesta löydät osoitteesta www.tulorekisteri.fi